Dni należności
Dni rozrachunkowe to liczba dni, przez które faktura odbiorcy pozostaje do spłaty, zanim zostanie pobrana. Celem pomiaru jest określenie skuteczności działań windykacyjnych i kredytowych firmy w udzielaniu kredytów renomowanym klientom, a także zdolności do terminowego pobierania od nich gotówki. Pomiar jest zwykle stosowany do całego zestawu faktur, które firma ma zaległe w dowolnym momencie, a nie do jednej faktury. Mierzony na poziomie indywidualnego klienta pomiar może wskazywać, kiedy klient ma problemy z przepływami pieniężnymi, ponieważ będzie próbował wydłużyć czas, zanim zapłaci faktury.
Nie istnieje bezwzględna liczba dni, w których spłaty należności są uważane za doskonałe lub słabe zarządzanie należnościami, ponieważ liczba ta znacznie się różni w zależności od branży i leżących u podstaw warunków płatności. Ogólnie rzecz biorąc, liczba 25% wyższa niż dopuszczają standardowe warunki stanowi szansę na poprawę. I odwrotnie, liczba dni spłaty należności, która jest bardzo zbliżona do terminów płatności przyznanych klientowi, prawdopodobnie wskazuje, że polityka kredytowa firmy jest zbyt restrykcyjna. W takim przypadku firma potencjalnie odwraca sprzedaż (i zyski), odmawiając kredytu klientom, którzy z większym prawdopodobieństwem będą w stanie zapłacić firmie.
Wzór na dni należności to:
(Należności ÷ roczne przychody) x liczba dni w roku = dni należności
Na przykład, jeśli firma ma średnie saldo należności wynoszące 200 000 USD i roczną sprzedaż w wysokości 1 200 000 USD, wówczas liczba dni spłaty należności wynosi:
(Należności w wysokości 200 000 USD ÷ 1 200 000 USD przychodów rocznych) x 365 dni
= 60,8 Dni należności
Obliczenia wskazują, że firma potrzebuje 60,8 dni na pobranie typowej faktury.
Skutecznym sposobem wykorzystania pomiaru dni należności jest śledzenie ich na linii trendu, miesiąc po miesiącu. Takie postępowanie pokazuje wszelkie zmiany w zdolności firmy do pobierania opłat od klientów. Jeśli firma charakteryzuje się silną sezonowością, odmiana polega na porównaniu pomiaru z tymi samymi danymi za ten sam miesiąc w poprzednim roku; zapewnia to bardziej rozsądną podstawę do porównań.
Bez względu na sposób wykorzystania tego pomiaru należy pamiętać, że jest on zwykle zestawiany z dużej liczby zaległych faktur, a zatem nie zapewnia wglądu w możliwość ściągalności konkretnej faktury. W związku z tym należy go uzupełniać o bieżące badanie protokołu wiekowych należności i kartotek windykacyjnych.
Poniżej przedstawiono wszystkie możliwe metody zmniejszenia liczby dni płatności:
Zaostrzaj warunki kredytowania, aby słabsi finansowo klienci musieli płacić gotówką
Zadzwoń do klientów przed datą płatności, aby sprawdzić, czy płatności zostały zaplanowane i jak najszybciej rozwiązać problemy
Zainstaluj oprogramowanie windykacyjne, aby zwiększyć wydajność personelu windykacyjnego
Zatrudnij personel pomocniczy do obsługi dokumentów dla personelu windykacyjnego, aby więcej czasu spędzać na kontaktowaniu się z klientami
Zaangażuj bardziej agresywną pomoc w windykacji, na przykład kancelarię prawną, na wcześniejszym etapie procesu windykacji
Chęć odebrania towaru, jeśli klient nie może zapłacić
