Księga pomocnicza

Księga pomocnicza przechowuje szczegóły dotyczące konta zbiorczego księgi głównej. Gdy informacje zostaną zapisane w księdze pomocniczej, są okresowo podsumowywane i księgowane na koncie kontrolnym w księdze głównej, która z kolei służy do konstruowania sprawozdań finansowych przedsiębiorstwa. Większość kont w księdze głównej nie jest kontami kontrolnymi; zamiast tego poszczególne transakcje są zapisywane bezpośrednio w nich. Księgi pomocnicze są używane, gdy istnieje duża ilość informacji o transakcjach, które mogłyby zaśmiecać księgę główną. Taka sytuacja ma zwykle miejsce w firmach o znacznej sprzedaży. Dlatego w małej firmie nie ma potrzeby prowadzenia księgi pomocniczej.

Księgę pomocniczą można skonfigurować dla praktycznie każdego konta księgi głównej. Jednak zazwyczaj są tworzone tylko dla obszarów, w których występuje duża liczba transakcji, co ogranicza ich wykorzystanie do kilku obszarów. Przykłady ksiąg pomocniczych to:

• Księga zobowiązań

• Księga należności

• Księga środków trwałych

• Księga zapasów

• Księga zakupów

Jako przykład informacji w księdze pomocniczej, księga zapasów może zawierać transakcje dotyczące przyjęć do zapasów, przemieszczenia zapasów do hali produkcyjnej, konwersji na wyroby gotowe, raportowania złomu i przeróbek, odpisów za przestarzałe zapasy i sprzedaży do klienci.

Częścią procesu zamykania okresu jest zaksięgowanie informacji z księgi pomocniczej w księdze głównej. Księgowanie jest zwykle etapem przetwarzania ręcznego, dlatego przed zaksięgowaniem ich sumarycznych sum w księdze głównej należy sprawdzić, czy wszystkie księgi pomocnicze zostały odpowiednio wypełnione i zamknięte. W przeciwnym razie niektóre późne transakcje mogą nie zostać zaksięgowane w księdze głównej do następnego okresu sprawozdawczego.

Aby zbadać informacje księgowe, gdy używana jest księga pomocnicza, należy przejść z księgi głównej do odpowiedniej księgi pomocniczej, w której przechowywane są szczegółowe informacje.

Nie ma potrzeby zakładania ksiąg pomocniczych z punktu widzenia kontroli lub dostępu do danych, ponieważ zazwyczaj można ograniczyć dostęp do indywidualnych kont w lepszych pakietach oprogramowania księgowego.

Podobne warunki

Księga pomocnicza jest również znana jako księga podrzędna lub subkonto.