Kiedy ponoszone są wydatki?
Koszty są ponoszone, gdy zasób jest zużyty. Możesz zużywać zasoby z upływem czasu lub fizycznie zużywając je. Na przykład poniesiesz wydatek:
Do wynajęcia przez upływ czasu w okresie najmu
Na amortyzację w miarę upływu czasu w okresie użytkowania środka trwałego
Produkt, gdy jest sprzedawany
W przypadku wydatków nieistotnych, takich jak materiały biurowe, zakłada się, że wydatek został poniesiony natychmiast po zakupie tych przedmiotów, ponieważ ich śledzenie i rejestrowanie, kiedy są one faktycznie zużyte w późniejszym terminie, jest zbyt kosztowne.
Niekoniecznie ponosisz koszty, gdy zaciągasz zobowiązanie. Na przykład, gdy właściciel firmy podpisuje umowę najmu, na mocy której jego firma zobowiązuje się do płacenia czynszu za powierzchnię biurową przez kolejne trzy lata, przedsiębiorca zaciągnął zobowiązanie do ewentualnego poniesienia kosztu. Jednak w rzeczywistości nie ponosi kosztów, dopóki nie zakończy każdego z różnych okresów wynajmu (kiedy „skonsumował” czynsz).
Możliwe jest poniesienie kosztów bez posiadania odpowiedniej faktury dostawcy lub płatności listy płac w celu zarejestrowania zdarzenia; ma to miejsce, gdy faktura dostawcy jeszcze nie dotarła lub pracownik nie został jeszcze zapłacony. W takich przypadkach i jeśli firma zamyka swoje księgi pod koniec miesiąca, powinna zaksięgować wydatek w zapisie księgowym, aby odnotować wydatek w miesiącu, w którym został poniesiony. Z punktu widzenia efektywności, rozliczenia międzyokresowe kosztów nie są wykorzystywane, jeżeli poniesione wydatki są zbyt małe, aby były istotne dla wyników wykazywanych w rachunku zysków i strat.
Rozliczenia międzyokresowe kosztów mogą również nie być rejestrowane, jeśli firma stosuje miękkie zamknięcie w celu zamknięcia ksiąg, w którym to przypadku wydatki prawdopodobnie zostaną poniesione w następnym okresie sprawozdawczym.
