Jak korzystać z kalkulacji kosztów usług w budżetach

Wycena oparta na usługach jest stosowana, gdy centrum usług w organizacji obciąża swoje usługi innymi częściami działalności. Opłata serwisowa związana z tą działalnością powinna opierać się przynajmniej na bezpośrednich kosztach związanych ze świadczeniem usług. Opłata może również rozwinąć się do bardziej zaokrąglonej koncepcji kosztów, w której opłata za usługę jest dodawana do opłaty ogólnej, a nawet do zysku. Przykładami centrów usług, które mogą korzystać z kalkulacji kosztów opartych na usługach, są technologie informacyjne (IT), usługi sprzątania i konserwacja obiektów.

Korzystając z kalkulacji kosztów usług, działy „klientów” mogą decydować o ilości i jakości usług, które chcą otrzymać, na podstawie ceny budżetowej. Alternatywnie mogą zdecydować się szukać gdzie indziej, aby uzyskać usługi za niższą cenę. Skutkuje to wywieraniem presji cenowej na dział usług, który musi teraz konkurować z cenami oferowanymi przez zewnętrznych usługodawców.

Centrum usług narażone na konkurencję z zewnątrz jest bardziej skłonne do ponownej oceny swojej struktury kosztów. Na przykład centrum usług IT może być bardziej skłonne do odchodzenia od starszych systemów komputerowych na rzecz gotowego oprogramowania lub rozwiązania opartego na chmurze.

W niektórych przypadkach kierownik centrum usług może zdawać sobie sprawę, że nie ma możliwości konkurowania z zewnętrznym dostawcą tej samej usługi i nawet dobrowolnie zgadza się na outsourcing działu. Bardziej prawdopodobną okolicznością jest to, że menedżer będzie stale porównywał koszty wewnętrzne z zewnętrznymi, aby zapewnić konkurencyjność jego działu. Innym możliwym rezultatem jest to, że centrum usług świadczy swoje usługi poza firmą, stronom trzecim.

Przestroga przy korzystaniu z kalkulacji kosztów usług polega na tym, że zewnętrzny dostawca może obniżyć ceny na tyle, aby spowodować rozwiązanie wewnętrznego działu usług, po czym usługodawca podnosi ceny, gdy nie ma już konkurencji wewnętrznej.

Takie podejście stworzy więcej pracy dla działu księgowości, który musi wprowadzić do systemu księgowego wszystkie koszty rozliczane między działami.