Definicja listy płac
Płace to proces wypłaty wynagrodzeń pracownikom za ich wysiłki na rzecz firmy. Zazwyczaj jest to obsługiwane przez dział księgowości lub dział kadr. Wiele organizacji zleca obecnie większość przetwarzania swoich list płac stronie trzeciej, która specjalizuje się w tej działalności. Funkcja przetwarzania listy płac obejmuje następujące kroki:
Zbierz informacje o przepracowanych godzinach . Pracownicy, którzy otrzymują wynagrodzenie godzinowe, podają przepracowane godziny, zwykle za pomocą systemu pomiaru czasu, takiego jak zegar odmierzający czas, skomputeryzowany zegar, witryna internetowa do śledzenia czasu, a nawet telefon komórkowy. Nie jest to konieczne dla tych pracowników, którzy otrzymują pensje, ponieważ otrzymują stałą kwotę w każdym okresie.
Uzyskaj zatwierdzenie przepracowanych godzin . Osoby nadzorujące pracowników godzinowych przeglądają przesłane informacje o czasie i zatwierdzają przepracowane godziny lub proszą pracowników o poprawienie błędów.
Oblicz wynagrodzenie . W przypadku pracowników, którzy otrzymują wynagrodzenie godzinowe, pomnóż przepracowane godziny przez ich stawki godzinowe, skorygowane o nadgodziny, różnice w wynagrodzeniu za pracę na zmiany lub płacę za niebezpieczne cło. Jest to standardowa kwota dla pracowników najemnych. Wynikiem tego kroku jest wynagrodzenie brutto należne każdemu pracownikowi.
Oblicz odliczenia . Oblicz odliczenia na ubezpieczenie społeczne i podatek Medicare od wynagrodzenia brutto, a także wszelkie inne potrącenia z tytułu podatku dochodowego, emerytur, ubezpieczenia zdrowotnego, składek związkowych, składek na cele charytatywne i tak dalej. Wynikiem tego kroku jest wynagrodzenie netto należne każdemu pracownikowi.
Utwórz płatności . Zwykle wiąże się to z wprowadzeniem informacji o płatnościach do systemu komputerowego lub wysłaniem ich do zewnętrznego procesora płac, co skutkuje albo wypłatami, bezpośrednimi płatnościami depozytowymi, albo płatnościami na kartę debetową do listy płac.
Istnieje znaczne ryzyko nałożenia wysokich kar przez rząd, jeśli podatki od wynagrodzeń i związane z nimi potrącenia nie są przekazywane rządowi zgodnie z rygorystycznym harmonogramem płatności. Jest to poważny problem dla właścicieli małych firm, ponieważ płatności gotówkowe muszą być dokonywane na czas. Dobrym sposobem uniknięcia ryzyka utraty tych przekazów podatkowych jest zlecenie obsługi płac zewnętrznej firmie zajmującej się przetwarzaniem list płac, która przekazuje środki w imieniu firmy.
Istnieje wiele najlepszych praktyk w zakresie płac, które można zastosować w celu usprawnienia procesu płacowego, co w innym przypadku może być procesem czasochłonnym, wymagającym nadmiernej ilości czasu personelu i mogącym skutkować dużą liczbą błędów.
Pojęcie listy płac można rozszerzyć na płatności kontrahentów, chociaż te płatności są dokonywane za pośrednictwem systemu rozliczeń zobowiązań, a nie systemu płac.
