Raportowanie czasu wyjątków
O ile to możliwe, staraj się wykluczać pracowników z firmowego systemu śledzenia czasu pracy. Zamiast tego utwórz standardową liczbę przepracowanych godzin i pozwól im rejestrować swój przepracowany czas tylko wtedy, gdy różni się on od z góry określonej kwoty. Jest to wyjątkowa metoda śledzenia czasu, która sprawdza się na wielu stanowiskach, na których pracownicy wykonują zasadniczo te same czynności każdego dnia i przez ten sam okres. Wyjątkowe śledzenie czasu to doskonałe rozwiązanie, gdy pracownicy nie widzą potrzeby ciągłego przesyłania raportów czasowych dokumentujących te same czynności; w takiej sytuacji pracownicy znacznie rzadziej przedkładają swoje karty czasu pracy na czas, więc pracownicy płac muszą poświęcić więcej czasu na przypominanie im o tym.
Inną formą wykluczenia pracowników jest zmiana wynagrodzenia godzinowego na wynagrodzenie w formie pensji. W ten sposób eliminujesz w ogóle potrzebę śledzenia ich czasu, przynajmniej w celu obliczenia ich wynagrodzenia. Jeśli jednak pracownik otrzymuje pensję, ale jego czas jest rozliczany dla klientów (tak jak w przypadku konsultanta), nadal musisz śledzić jego czas; w tej sytuacji nie ma znaczenia, czy dana osoba jest sklasyfikowana jako godzinowa czy za wynagrodzeniem, ponieważ nadal musisz śledzić jego czas.
Przejście pracownika na status etatu będzie prawdopodobnie dotyczyć tylko bardzo niewielkiej części pracowników, ponieważ status ten regulują przepisy federalne. Kluczowe wytyczne dotyczące wyznaczania osoby jako uprawnionej do wynagrodzenia są następujące:
Administracyjne . Osoby kierujące działem administracyjnym, nawet jeśli nikogo nie nadzorują, i każdy, kto pomaga zarządowi w podejmowaniu długoterminowych decyzji strategicznych.
Wykonawczy . Tych, którzy zarządzają ponad 50% czasu i nadzorują co najmniej dwóch pracowników.
Profesjonalna . Osoby, które co najmniej 50% czasu spędzają na zadaniach wymagających wiedzy zdobytej na czteroletnim studium (w tym analiza systemów, projektowanie i prace programistyczne na systemach komputerowych, nawet jeśli nie uzyskały czteroletniego dyplomu). Stanowisko musi także umożliwiać dalsze niezależne podejmowanie decyzji i minimalny ścisły nadzór.
Nawet jeśli zidentyfikowałeś pracownika jako potencjalnie podlegającego zamianie ze stanowiska godzinowego na płatne, pracownik może postrzegać to jako próbę odmówienia mu wynagrodzenia za nadgodziny. Jeśli tak, być może będziesz musiał zaoferować wyższą pensję, aby uspokoić pracownika, co może być dostatecznie wysoką podwyżką, aby zniwelować ewentualną poprawę wydajności związaną z koniecznością zaprzestania śledzenia przepracowanych godzin danej osoby. W związku z tym zamiana pracowników z wynagrodzenia godzinowego na płatne jest interesującą koncepcją, ale ma zastosowanie tylko w nielicznych sytuacjach.
