Wirtualne zamknięcie
Wirtualne zamknięcie obejmuje wykorzystanie w pełni zintegrowanych systemów księgowych obejmujących całą firmę do tworzenia sprawozdań finansowych w dowolnym czasie i na żądanie. Takie podejście wymaga nie tylko systemów planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP), ale także dużego wysiłku, aby zapewnić poprawność podstawowych informacji. Wymagana inwestycja jest tak duża, że rzadko można zobaczyć wirtualne zamknięcie w mniejszych firmach. Wirtualne zamknięcie wymaga szczególnej uwagi w następujących obszarach:
- Scentralizowana księgowość . Prawie niemożliwe jest osiągnięcie wirtualnego zamknięcia bez dużej centralizacji księgowości połączonej z oprogramowaniem ERP. Z drugiej strony oznacza to, że nie można rozproszyć operacji księgowych w całej firmie, które działają na innym oprogramowaniu księgowym.
- Standardowa księgowość . Transakcje biznesowe muszą być wszędzie definiowane i traktowane w ten sam sposób. W przeciwnym razie księgowi będą musieli poświęcić czas na badanie nieprawidłowości transakcji zgłoszonych przez różne spółki zależne.
- Śledzenie błędów . Wszelkie znalezione błędy należy wyśledzić i wyeliminować ich przyczyny. W przeciwnym razie istnieje zbyt wiele problemów z wirtualnymi zamkniętymi sprawozdaniami finansowymi, aby można było na nich polegać.
Wyniki wirtualnego zamknięcia mogą nie być całkowicie dokładne, ponieważ niektóre rozliczenia międzyokresowe kosztów, alokacje kosztów i rezerwy są trudne do zautomatyzowania.
Wirtualne zamknięcie różni się od miękkiego zamknięcia tym, że miękkie zamknięcie wymaga ograniczonej liczby kroków zamykania; a ze względu na te etapy zamknięcia, miękkie zamknięcie jest zwykle stosowane tylko na koniec miesiąca. Ponieważ wirtualne zamknięcie jest zasadniczo zautomatyzowane, nie ma etapów zamykania, co pozwala w ogóle sporządzać sprawozdania finansowe za dowolny okres; w ten sposób możliwe są codzienne sprawozdania finansowe.
Koszt i długotrwały wysiłek wymagany do stworzenia wirtualnego zamknięcia nie jest dobrą inwestycją w branżach o wolniejszym wzroście, w których występuje niewielka nowa konkurencja, a cykle produktów są długie. Jednak koszt ten może być opłacalny w odwrotnej sytuacji, gdy środowisko biznesowe zmienia się z dużą szybkością, a kierownictwo może korzystać z codziennych sprawozdań finansowych, aby na bieżąco korygować ogólny kierunek działalności. Jednak nawet w tym drugim przypadku wirtualne zamknięcie jest warte wysiłku tylko wtedy, gdy kierownictwo rzeczywiście zamierza wykorzystać te informacje do podejmowania decyzji w odpowiednim czasie; jeśli tak nie jest, to bardziej tradycyjny proces zamknięcia może być lepszym i tańszym rozwiązaniem.
