Analiza zobowiązań
Analiza rozrachunków z dostawcami służy do wyodrębnienia kilku typów informacji ze szczegółowych zapisów rozrachunków z dostawcami. Analizy te są następujące:
Zniżki pobrane . Sprawdź zapisy płatności, aby zobaczyć, czy firma korzysta ze wszystkich rabatów za wcześniejszą płatność oferowanych przez dostawców. Te rabaty mają zazwyczaj wysoką efektywną stopę procentową, więc są warte wysiłku.
Opłaty za opóźnienia w płatnościach . Sprawdź, czy firma rutynowo ponosi opłaty za opóźnienia w płatnościach. Sytuacja ta najczęściej pojawia się, gdy firma nie ma wystarczającej ilości gotówki na wywiązanie się ze swoich zobowiązań płatniczych, ale może być również spowodowana błędami procesowymi w dziale księgowości.
Płatny obrót . Podzielić całkowite roczne zakupy przez średnie całkowite saldo zobowiązań, aby otrzymać wskaźnik rotacji zobowiązań. Następnie podziel wskaźnik obrotu na 365 dni, aby określić średnią liczbę dni, które firma potrzebuje na opłacenie rachunków. Jeśli liczba zobowiązań w tych dniach spada z czasem, firma marnuje cenne źródło gotówki. Możliwe rozwiązania to zapewnienie, że księgowi nie będą opłacać faktur przed terminem, a negocjowane z dostawcami terminy płatności nie będą nadmiernie krótkie.
Zduplikowane płatności . Sprawdź zapisy wcześniejszych płatności, aby zobaczyć, czy jakiekolwiek faktury zostały zapłacone więcej niż raz. Jeśli tak, oznacza to problem z identyfikacją tych faktur w systemie rozrachunków z dostawcami. Kolejnym krokiem jest skontaktowanie się z dostawcami w celu uzyskania zwrotu podwójnych płatności.
Porównaj z adresami pracowników . Porównaj adresy dostawców z adresami pracowników. Dopasowanie może wskazywać na oszustwo lub przynajmniej zakup podmiotu powiązanego, który może wymagać ujawnienia kierownictwu.
Przeprowadzaj te same analizy za każdym razem, gdy firma przejmuje inną działalność, aby sprawdzić, czy sytuacja zobowiązań w spółce przejmowanej może ulec poprawie. Jeśli tak, może to stworzyć synergię, która może zaoszczędzić pieniądze nabywcy. Menedżer zobowiązań może również omówić wyniki tej analizy z kierownikiem zakupów. Możliwym celem zaoferowania menedżerowi zakupów są dłuższe terminy płatności od dostawców. W ten sposób zwiększa się kapitał obrotowy dostępny dla firmy. Kluczowym wynikiem analizy zobowiązań jest zmiana procesów dotyczących zobowiązań w celu zmniejszenia ryzyka, że wykryte wady mogą powtórzyć się w przyszłości. Może to poprawić ogólną rentowność firmy, unikając nadmiernych wydatków.
