Kontrole zobowiązań
Kontrole zobowiązań są stosowane w celu ograniczenia ryzyka strat w funkcji zobowiązań. Kontrole zobowiązań są zagregowane w trzech ogólnych kategoriach, które obejmują weryfikację zobowiązania przedsiębiorstwa do zapłaty, wprowadzanie danych zobowiązań do systemu komputerowego i płacenie dostawcom. Elementy sterujące są następujące:
Obowiązek płacenia kontroli
Weryfikacji obowiązku zapłaty można dokonać za pomocą jednej z kilku możliwych kontroli. Oni są:
Zatwierdzenie faktury . Osoba mogąca autoryzować płatność potwierdza, że akceptuje fakturę dostawcy. Jednak w rzeczywistości jest to stosunkowo słaba kontrola, jeśli zatwierdzający widzi tylko fakturę dostawcy, ponieważ nie ma sposobu, aby stwierdzić, czy towary lub usługi zostały odebrane, lub czy naliczane ceny były takie, na jakie pierwotnie zgodziła się firma. Osoba zatwierdzająca może również chcieć wiedzieć, które konto księgi głównej zostanie obciążone. W związku z tym lepiej jest, aby pracownicy odpowiedzialni za zobowiązania najpierw złożyli fakturę dostawcy, autoryzowali zamówienie i otrzymali dokumentację w pakiecie, a następnie opieczętowali fakturę blokiem podpisu zawierającym numer konta do obciążenia, a następnie zatwierdził przejrzyj to. Takie podejście zapewnia recenzentom bardzo kompletny zestaw informacji do pracy.
Zatwierdzenie zamówienia . Dział zakupów wystawia zamówienie na każdy dokonany zakup. W ten sposób personel zaopatrzeniowy zasadniczo zatwierdza wszystkie wydatki przed ich poniesieniem, co może zapobiec wystąpieniu niektórych wydatków. Ponieważ ta kontrola pociąga za sobą znaczną ilość pracy personelu zakupów, prawdopodobnie poproszą oni pracowników o zażądanie towarów w formalnym formularzu zapotrzebowania na zakup.
Ukończ mecz trójstronny . Pracownicy odpowiedzialni za zobowiązania dopasowują fakturę dostawcy do powiązanego zamówienia i dowodu odbioru przed autoryzacją płatności. Takie podejście zastępuje potrzebę indywidualnego zatwierdzania faktur, ponieważ zamiast tego zatwierdzanie opiera się na zamówieniu zakupu. Jest to również lepsze niż zatwierdzanie tylko na podstawie zamówienia, ponieważ weryfikuje również odbiór towaru. Jest jednak również boleśnie powolny i może się zepsuć, jeśli brakuje dokumentów.
Ręczne wyszukiwanie zduplikowanych płatności. Skomputeryzowany system zobowiązań automatycznie wyszukuje zduplikowane numery faktur. Jest to o wiele trudniejsze zadanie w całkowicie ręcznym systemie księgowym. W takim przypadku urzędnik ds. Zobowiązań może przeszukać plik dostawcy i plik niezapłaconych faktur, aby sprawdzić, czy faktura właśnie otrzymana od dostawcy została już zapłacona. W wielu sytuacjach liczba przychodzących faktur od dostawców sprawia, że jest to tak trudne, że płatny personel rezygnuje z wszelkich prób zidentyfikowania zduplikowanych faktur i po prostu akceptuje, że od czasu do czasu zapłaci za takie pozycje.
Kontrola wprowadzania danych
Istnieje kilka sposobów, aby upewnić się, że wszystkie faktury dostawców zostały wprowadzone do systemu rozrachunków z dostawcami, chociaż te kontrole mają różny stopień powodzenia. Sterowanie to:
Nagraj po zatwierdzeniu . Kontrola ta zmusza pracowników odpowiedzialnych za zobowiązania do weryfikacji zatwierdzenia każdej faktury przed wprowadzeniem jej do systemu.
Nagraj przed zatwierdzeniem . Kontrola ta kładzie większy nacisk na płacenie dostawcom niż na uzyskiwanie upoważnień do zapłaty, ponieważ każda otrzymana faktura jest od razu rejestrowana w systemie zobowiązań. Ten element sterujący działa najlepiej, gdy zamówienia zakupu zostały już użyte do autoryzacji zakupu.
Przyjmij wytyczne dotyczące numeracji faktur . Być może największym problemem w zakresie wprowadzania danych o zobowiązaniach są podwójne płatności. Nie wydaje się to stanowić problemu, ponieważ większość firm korzysta z oprogramowania księgowego, które automatycznie wykrywa zduplikowane faktury i zapobiega zduplikowanym płatnościom. Jednak mogą wystąpić niespójności w sposobie rejestrowania numerów faktur. Na przykład, czy rejestrujesz numer faktury 0000078234 z zerami na początku, czy bez nich? Jeśli ta sama faktura zostanie dwukrotnie przedstawiona pracownikom ds. Zobowiązań i zostanie zarejestrowana jako 0000078234 raz i 78234 następnym razem, system nie oznaczy ich jako duplikatów faktur. Ten sam problem pojawia się w przypadku myślników w numerze faktury; numer faktury 1234-999 można zapisać jako 1234-999 lub jako 1234999.
Dopasuj do budżetu w sprawozdaniach finansowych . Jeśli faktura dostawcy została nieprawidłowo obciążona niewłaściwym działem, możliwe jest, że kierownik działu, który zapoznał się ze sprawozdaniem finansowym, wykryłby rozbieżność między naliczoną kwotą a budżetem, a tym samym zwróciłby uwagę działu księgowości.
Kontrola płatności
Większość kontroli wymienionych poniżej dotyczy płatności czekiem, ponieważ jest to nadal dominująca forma płatności. Sterowanie to:
Drukowanie i podpisywanie czeków dzielonych . Jedna osoba powinna przygotować czeki, a inna powinna je podpisać. W ten sposób następuje weryfikacja wypłaty gotówki.
Przechowuj wszystkie czeki w zamkniętym miejscu . Niewykorzystane zapasy czeków należy zawsze przechowywać w zamkniętym miejscu. W przeciwnym razie czeki mogą zostać skradzione i nieuczciwie wypełnione i zrealizowane. Oznacza to, że wszelkie tabliczki do podpisów lub pieczątki powinny być również przechowywane w zamkniętym miejscu.
Śledź sekwencję użytych numerów czeków . Prowadź dziennik zawierający listę numerów czeków używanych podczas przebiegu kontroli. Jest to przydatne do określenia, czy może brakować jakichkolwiek sprawdzeń w pamięci. Ten dziennik nie powinien być przechowywany wraz z przechowywanymi czekami, ponieważ ktoś mógłby ukraść dziennik w tym samym czasie, w którym kradną czeki.
Wymagaj ręcznego podpisywania czeków . Firma może wymagać podpisania wszystkich czeków. W rzeczywistości jest to stosunkowo słaba kontrola, ponieważ niewielu sygnatariuszy czeków zagłębia się w przyczyny wystawiania czeków i rzadko kwestionuje wypłacane kwoty. Jeśli firma zdecyduje się zamiast tego na użycie tabliczki lub pieczęci z podpisem, o wiele ważniejsze jest posiadanie silnego systemu zamówień; pracownicy działu zakupów stają się de facto zatwierdzającymi faktury, wystawiając zamówienia na wcześniejszym etapie procesu zobowiązań.
Wymagaj dodatkowego podpisującego czek . Jeśli kwota czeku przekracza określoną kwotę, należy poprosić o drugiego sygnatariusza czeku. Ta kontrola rzekomo daje wielu osobom na wyższym szczeblu szansę na zaprzestanie dokonywania płatności. W rzeczywistości jest bardziej prawdopodobne, że wprowadzi tylko kolejny krok w procesie płatności bez rzeczywistego wzmocnienia środowiska kontroli.
