Dokumenty źródłowe
Dokumenty źródłowe są fizyczną podstawą, na której rejestrowane są transakcje biznesowe. Dokumenty źródłowe są zwykle przechowywane do wykorzystania jako dowód, gdy audytorzy później przeglądają sprawozdania finansowe firmy i muszą zweryfikować, czy transakcje rzeczywiście miały miejsce. Zwykle zawierają następujące informacje:
Opis transakcji biznesowej
Data transakcji
Określona kwota pieniędzy
Podpis upoważniający
Wiele dokumentów źródłowych jest również stemplowanych w celu wskazania zatwierdzenia lub zapisania bieżącej daty lub rachunków, które mają być wykorzystane do zarejestrowania transakcji bazowej.
Dokument źródłowy nie musi być dokumentem papierowym. Może być również elektroniczny, na przykład elektroniczny zapis godzin przepracowanych przez pracownika, wprowadzony do firmowego systemu pomiaru czasu za pośrednictwem smartfona.
Przykłady dokumentów źródłowych i powiązanych z nimi transakcji biznesowych, które pojawiają się w dokumentacji finansowej, to:
Wyciąg bankowy . Obejmuje to szereg korekt księgowego salda gotówki firmy w kasie, do których firma powinna się odnieść, aby dostosować swoje zapisy do danych banku.
Taśma kasowa . Może to posłużyć jako dowód sprzedaży gotówkowej, który wspiera rejestrację transakcji sprzedaży.
Potwierdzenie karty kredytowej . Może to posłużyć jako dowód wypłaty środków z drobnej gotówki.
Obrazy zaznaczania skrzynki . Te obrazy wspierają rejestrację wpływów gotówkowych od klientów.
List przewozowy . Opisuje towary wysłane do klienta, a tym samym wspiera rejestrację transakcji sprzedaży.
Zamówienie sprzedaży . Dokument ten, w połączeniu z listem przewozowym i / lub listą przewozową, może być użyty do wystawienia faktury klientowi, który z kolei generuje transakcję sprzedaży.
Faktura dostawcy . Jest to dokument źródłowy, który obsługuje wydawanie dostawcy gotówki, czeku lub płatności elektronicznej. Faktura dostawcy obsługuje również rejestrację wydatku, pozycji magazynowej lub środka trwałego.
Karta czasu . Umożliwia to wydawanie pracownikowi czeku lub płatności elektronicznej. Jeśli godziny pracy są rozliczane dla klientów, to obsługuje również tworzenie faktur dla klientów.
Na przykład firma zajmuje się doradztwem. gromadzi informacje o przepracowanych godzinach z kart czasu pracy pracowników, które są następnie uwzględniane na fakturach dla klientów, co z kolei skutkuje utworzeniem transakcji sprzedaży i należności. Tak więc w tej sytuacji grafik jest dokumentem źródłowym dla transakcji sprzedaży.
Istnieje wiele możliwych kontroli, które można zastosować w celu zmniejszenia ryzyka, że dokumenty źródłowe nie zostaną prawidłowo zarejestrowane w systemie księgowym. Jedną z bardziej powszechnych kontroli jest wstępne numerowanie dokumentów, aby łatwiej było znaleźć brakujące dokumenty. Inną kontrolą jest uzgodnienie sald na kontach z towarzyszącymi dokumentami źródłowymi, aby sprawdzić, czy niektóre dokumenty nie zostały zarejestrowane lub czy niektóre transakcje zapisane na kontach nie wydają się mieć żadnych dodatkowych dokumentów źródłowych.
Różne przepisy nakazują przechowywanie niektórych dokumentów źródłowych przez kilka lat. Rozsądne może być również przechowywanie tych dokumentów niezależnie od przepisów, choćby w celu dostarczenia dowodów na wypadek pozwu lub lepszej obsługi klienta. Z tych powodów firma powinna przyjąć politykę niszczenia dokumentów, która ściśle kontroluje niszczenie lub inną formę eliminacji dokumentów źródłowych do upływu określonej liczby lat.
