Podstawy rachunkowości finansowej
Ten artykuł zawiera przegląd podstaw rachunkowości finansowej dla osób niebędących księgowymi. Jego orientacją jest rejestrowanie informacji finansowych o firmie.
Po pierwsze, co rozumiemy przez rachunkowość „finansową”? Odnosi się to do rejestrowania informacji o pieniądzach. Będziemy więc mówić o wystawieniu komuś faktury, a także o jej opłaceniu, ale nie będziemy zajmować się żadną zmianą wartości całej działalności firmy, ponieważ ta ostatnia sytuacja nie dotyczy konkretnej transakcji pieniężnej.
„Transakcja” to zdarzenie biznesowe, które ma wpływ finansowy, na przykład sprzedaż towarów klientowi lub zakup materiałów od dostawcy. W rachunkowości finansowej transakcja wyzwala rejestrację informacji o pieniądzach zaangażowanych w zdarzenie. Na przykład w ewidencji księgowej zapisywalibyśmy takie zdarzenia (transakcje) jak:
Zaciąganie długu od pożyczkodawcy
Otrzymanie raportu wydatków od pracownika
Otrzymanie faktury od dostawcy
Sprzedaż towaru klientowi
Przekazywanie podatków od sprzedaży do rządu
Wypłacanie wynagrodzeń pracownikom
Przekazywanie podatków od wynagrodzeń do rządu
Zapisujemy te informacje w „kontach”. Konto to oddzielny, szczegółowy zapis dotyczący określonej pozycji, takiej jak wydatki na materiały biurowe, należności lub zobowiązania. Może istnieć wiele kont, z których najczęstsze to:
Gotówka . Jest to aktualne saldo gotówki posiadanej przez firmę, zwykle na rachunkach czekowych lub oszczędnościowych.
Należności . Są to sprzedaż na kredyt, za którą klient musi zapłacić w późniejszym terminie.
Inwentaryzacja . Są to pozycje przechowywane w magazynie do ewentualnej sprzedaży klientom.
Środki trwałe . Są to droższe aktywa, których biznes planuje używać przez wiele lat.
Zobowiązania . Są to zobowiązania wobec dostawców, które nie zostały jeszcze zapłacone.
Naliczone wydatki . Są to zobowiązania, za które firma nie została jeszcze obciążona, ale za które ostatecznie będzie musiała zapłacić.
Dług . Jest to pożyczka gotówkowa udzielona firmie przez inną stronę.
Kapitał własny . To jest udział własnościowy w biznesie, który jest kapitałem założycielskim i wszelkimi późniejszymi zyskami, które zostały zatrzymane w biznesie.
Przychody . Jest to sprzedaż realizowana klientom (zarówno na kredyt, jak i gotówką).
Koszt sprzedanych towarów . Jest to koszt towarów lub usług sprzedawanych klientom.
Koszty administracyjne . Są to różne wydatki wymagane do prowadzenia działalności, takie jak wynagrodzenia, czynsz, opłaty za media i materiały biurowe.
Podatki dochodowe . Są to podatki płacone rządowi od wszelkich zysków osiągniętych przez firmę.
W jaki sposób wprowadzamy informacje o transakcjach na tych rachunkach? Można to zrobić na dwa sposoby:
Wpisy modułów oprogramowania . Jeśli używasz oprogramowania księgowego do rejestrowania transakcji księgowości finansowej, prawdopodobnie będą dostępne formularze online, które będziesz mógł wypełnić dla każdej z głównych transakcji, takich jak tworzenie odbiorcy lub faktury lub rejestrowanie faktury dostawcy. Za każdym razem, gdy wypełniasz jeden z tych formularzy, oprogramowanie automatycznie zapełnia konta.
Wpisy do dziennika . Możesz uzyskać dostęp do formularza zapisu księgowego w oprogramowaniu księgowym lub ręcznie utworzyć zapis księgowy. Wpisów do dziennika jest bardzo dużo. Krótko mówiąc, zapis księgowy musi zawsze wpływać na co najmniej dwa rachunki, przy czym zapis debetu jest rejestrowany na jednym koncie, a zapis kredytowy na drugim. Może istnieć znacznie więcej niż tylko dwa konta, ale łączna kwota obciążeń w dolarach musi być równa łącznej kwocie kredytów w dolarach. Więcej informacji można znaleźć w artykule o wpisach do dziennika.
Konta są przechowywane w księdze głównej. Jest to główny zestaw wszystkich kont, w którym przechowywane są wszystkie transakcje biznesowe, które zostały wprowadzone na kontach z zapisami księgowymi lub zapisami modułu oprogramowania. W związku z tym księga główna jest dokumentem, do którego można przejść, zawierającym wszystkie szczegółowe informacje dotyczące rachunkowości finansowej firmy.
Jeśli chcesz poznać szczegóły dotyczące konkretnego konta, takie jak bieżąca kwota nieuregulowanych należności, możesz uzyskać dostęp do księgi głównej, aby uzyskać te informacje. Ponadto większość pakietów oprogramowania księgowego udostępnia szereg raportów, które zapewniają lepszy wgląd w działalność firmy niż tylko czytanie rachunków. W szczególności istnieją raporty dotyczące przeterminowanych należności i przeterminowanych zobowiązań, które są przydatne do określenia aktualnej listy, odpowiednio, niepobranych należności i niezapłaconych zobowiązań.
Księga główna jest również dokumentem źródłowym dla sprawozdań finansowych. Istnieje kilka sprawozdań finansowych, którymi są:
Bilans . Ten raport zawiera listę aktywów, zobowiązań i kapitału własnego przedsiębiorstwa na dzień sporządzenia raportu.
Rachunek zysków i strat . Ten raport zawiera przychody, wydatki oraz zysk lub stratę firmy za określony czas.
Zestawienie przepływów pieniężnych . Ten raport zawiera wpływy i wypływy środków pieniężnych generowane przez firmę w określonym czasie. Może być sformatowany metodą bezpośrednią lub metodą pośrednią.
Inne mniej wykorzystywane elementy sprawozdania finansowego to zestawienie zysków zatrzymanych i wiele towarzyszących mu ujawnień.
Podsumowując, wykazaliśmy, że rachunkowość finansowa polega na rejestrowaniu transakcji biznesowych na kontach, które z kolei są podsumowywane w księdze głównej, która z kolei służy do tworzenia sprawozdań finansowych.
