Inwentaryzacja
Inwentaryzacja to liczenie dostępnych zapasów. Oznacza to identyfikację każdego przedmiotu w magazynie, zliczenie go i podsumowanie tych ilości według pozycji. Może również istnieć etap weryfikacji, w którym wyniki zliczania są porównywane z liczeniami jednostek magazynowych w systemie komputerowym firmy. Inwentaryzacja jest powszechnym wymogiem systemu okresowej inwentaryzacji i może być również wymagana w ramach corocznego audytu firmy. Krótko mówiąc, inwentaryzacja skutkuje dokumentem na poziomie podsumowania, który zawiera listę dostępnych ilości dla każdej pozycji magazynowej w określonym momencie. Wymagane w tym celu kroki proceduralne to:
Wybierz i przeszkol zespoły liczące w zakresie przeprowadzania liczeń i wypełniania powiązanych dokumentów.
Ustal ostateczny termin, po którym dalsze zapasy w strefie odbiorczej nie będą dozwolone w magazynie i żadne towary nie będą wysyłane. Jest to pomocne, jeśli w dniu liczenia nie ma działań związanych z produkcją, przyjmowaniem lub wysyłką.
Przypisz liczące obszary odpowiedzialności w magazynie do każdego zespołu liczącego.
Roześlij wstępnie numerowaną sekwencję znaczników licznikowych do każdego zespołu i zarejestruj rozdzielone zakresy liczb.
W każdym zespole liczącym jedna osoba identyfikuje i zlicza zapasy, podczas gdy druga wypełnia znacznik zliczania. Oryginalny tag jest przyklejany do ekwipunku, a zespół zachowuje kopię zapasową.
Kiedy każdy zespół skończy zliczanie, zwraca znaczniki licznika. Administrator tagu licznika sprawdza, czy nie brakuje żadnych tagów, co może wymagać dodatkowego wyszukiwania, aby znaleźć tagi. Zwykle są nadal przymocowane do metek, które zostały przyklejone do ekwipunku.
Sprzedawca tagów zliczających podsumowuje tagi licznikowe w arkuszu kalkulacyjnym, który jest używany do tworzenia podsumowań sumarycznych dla każdego elementu zapasów. Alternatywą jest wprowadzenie informacji do bazy danych, która lepiej radzi sobie z agregowaniem sum podsumowujących.
Księgowy kosztów porównuje otrzymane informacje z saldami jednostkowymi utrzymywanymi w systemie ciągłej inwentaryzacji firmy (zakładając, że taki posiada). Jeśli istnieją duże odchylenia od istniejącej bazy danych, zespół zliczający wraca do magazynu, aby zweryfikować pierwotne liczebności.
Jest to proces bardzo pracochłonny i może wymagać znacznych przestojów w magazynie, dlatego firmy zazwyczaj starają się unikać inwentaryzacji w największym możliwym stopniu.
Częstszą formą inwentaryzacji jest liczenie cykli, które jest wykonywane codziennie. Jeśli firma korzysta z liczenia cykli, pracownicy magazynu zliczają zapasy w niewielkiej części magazynu i porównują informacje o liczbie z zapisami w systemie komputerowym. Jeśli występują błędy, pracownicy magazynu poprawiają je, a także sprawdzają przyczyny ich wystąpienia. Aktywny program liczenia cykli przynajmniej poprawi poziom dokładności zapisów inwentaryzacyjnych, a nawet może sprawić, że nie będzie konieczne przeprowadzanie spisu z natury na koniec miesiąca.
