Różnica między dziennikiem a księgą

Dzienniki i księgi rachunkowe to miejsca, w których transakcje biznesowe są rejestrowane w systemie księgowym. Zasadniczo szczegółowe informacje dotyczące poszczególnych transakcji są przechowywane w jednym z kilku możliwych dzienników, podczas gdy informacje w dziennikach są następnie podsumowywane i przesyłane (lub księgowane) do księgi. Proces księgowania może odbywać się dość często lub może być tak rzadki, jak koniec każdego okresu sprawozdawczego. Informacje w księdze to najwyższy poziom agregacji informacji, z którego sporządzane są bilanse próbne i sprawozdania finansowe.

Zwykle użytkownik informacji finansowych przegląda informacje na poziomie podsumowania przechowywane w księdze, być może za pomocą analizy współczynników lub analizy trendów, w celu zlokalizowania anomalii, które wymagają dalszego zbadania. Następnie odwołują się do informacji zawartych w dzienniku, aby uzyskać dostęp do szczegółów dotyczących tego, co składa się na informacje w księdze (co może skutkować jeszcze bardziej szczegółowym zbadaniem dokumentów uzupełniających). W ten sposób informacje mogą być gromadzone z dzienników do ksiąg rachunkowych w celu tworzenia sprawozdań finansowych i wycofywane w celu zbadania poszczególnych transakcji.

Może istnieć kilka dzienników, z których każdy zwykle dotyczy obszarów o dużym wolumenie, takich jak transakcje zakupu, wpływy gotówkowe lub transakcje sprzedaży. Rzadziej występujące transakcje, takie jak zapisy amortyzacji, są zwykle grupowane w arkuszu głównym.

Informacje są zapisywane w dziennikach w porządku chronologicznym według poszczególnych transakcji, co ułatwia sortowanie informacji i znajdowanie określonych pozycji, których potrzebują użytkownicy. Informacje są zapisywane w księdze na wielu kontach, które zazwyczaj są sortowane w następującej kolejności:

• Konta aktywów

• Rachunki zobowiązań

• Rachunki kapitałowe

• Rachunki przychodów

• Rachunki wydatków

W komputerowym systemie księgowym pojęcia dzienników i ksiąg rachunkowych mogą nawet nie być używane. W mniejszej organizacji użytkownicy mogą sądzić, że wszystkie ich transakcje biznesowe są rejestrowane w księdze głównej, bez przechowywania informacji w dzienniku. Firmy z ogromną liczbą transakcji mogą nadal korzystać z systemów, które wymagają segregacji informacji w dziennikach. W związku z tym koncepcje są nieco niejasne w skomputeryzowanym środowisku, ale nadal sprawdzają się w ręcznym środowisku księgowym.