Obowiązki działu księgowego
Dział księgowości jest odpowiedzialny za wiele funkcji administracyjnych w organizacji. Funkcje te, choć uważane za „back office”, są niezbędne do prawidłowego funkcjonowania przedsiębiorstwa. Do najczęściej wykonywanych zadań działu księgowości należą:
Billings . Grupa faktur gromadzi informacje z działów wysyłki i zamówień klientów w celu tworzenia faktur, które są wysyłane do klientów firmy.
Budżetowanie . Dział wspomaga resztę firmy przy formułowaniu ogólnofirmowego budżetu, który służy do planowania wydatków w nadchodzącym roku, w tym zakupu środków trwałych.
Kolekcje . Dział księgowości jest odpowiedzialny za śledzenie zaległych płatności za faktury od klientów i wykorzystuje różne metody pobierania od nich płatności, w tym monity, telefony i pisma od pełnomocników.
Sprawozdania finansowe . Grupa raportująca w dziale tworzy korygujące zapisy księgowe w celu dostosowania początkowych wyników finansowych firmy do obowiązujących standardów rachunkowości, pisze przypisy towarzyszące sprawozdaniom finansowym i publikuje dane finansowe po zakończeniu każdego okresu sprawozdawczego.
Raportowanie wewnętrzne . Personel księgowy może zapewnić znaczną wartość, obliczając rentowność różnych produktów, linii produktów, usług, klientów, regionów sprzedaży, sklepów i tak dalej. Obszary analizy mogą się regularnie zmieniać, tak aby kierownictwo mogło spojrzeć na różne aspekty działalności, z naciskiem na poprawę wyników finansowych.
Zobowiązania . Personel ds. Zobowiązań zbiera faktury od dostawców i raporty wydatków pracowników, weryfikuje, czy zafakturowane kwoty są autoryzowane do zapłaty i wystawia płatności odbiorcom w zaplanowanych terminach płatności. Pracownicy ci również zwracają uwagę na zniżki za wcześniejszą płatność i przyjmują zniżki, jeśli jest to opłacalne.
Lista płac . Wyspecjalizowana grupa zbiera informacje o przepracowanym czasie od pracowników, a także informacje o stawkach wynagrodzenia z działu kadr, oblicza podatki i inne potrącenia z wynagrodzenia pracowników oraz wydaje pracownikom kwoty wynagrodzenia netto gotówką lub czekami, kartami płatniczymi lub Bezpośredni depozyt.
Podatki . Specjalnie wyszkolona grupa księgowych szacuje kwotę dochodu do opodatkowania, którą firma prawdopodobnie wygeneruje, i okresowo przekazuje rządowi płatności podatku dochodowego na podstawie tej szacowanej kwoty. Grupa podatkowa wydaje również zeznania podatkowe w wielu innych obszarach, takich jak podatki franczyzowe, podatki od sprzedaży, podatki od użytkowania i podatki od nieruchomości.
Istnieje kilka dodatkowych obszarów, w których pojawia się pytanie, który dział powinien przejąć odpowiedzialność. Oni są:
Kredyt . Udzielanie kredytów klientom można uznać za funkcję skarbową, ale zwykle odbywa się to w dziale księgowości w mniejszych firmach, w których nie ma personelu skarbowego.
Zasoby ludzkie . Funkcja zasobów ludzkich generuje dużą ilość dokumentów papierkowych, z których część jest wykorzystywana przez pracowników do ustalania wynagrodzenia brutto i potrąceń z wynagrodzenia. Ta funkcja może być umieszczona w dziale księgowości lub utrzymana jako całkowicie oddzielny dział, być może podlegając dyrektorowi finansowemu.
Wiele obowiązków kontrolnych zostanie prawdopodobnie zintegrowanych z poprzednimi obszarami.
