Bilans próbny | Przykład | Format
Bilans próbny i jego rola w procesie księgowania
Saldo próbne to raport generowany na koniec okresu obrachunkowego, wymieniający saldo końcowe na każdym koncie księgi głównej. Raport służy przede wszystkim do upewnienia się, że suma wszystkich debetów jest równa sumie wszystkich kredytów, co oznacza, że w systemie księgowym nie ma niezrównoważonych zapisów księgowych, które uniemożliwiłyby wygenerowanie dokładnych sprawozdań finansowych. Bilans próbny na koniec roku jest zwykle wymagany przez audytorów, kiedy rozpoczynają audyt, aby mogli przenieść salda kont z raportu do swojego oprogramowania audytowego; mogą poprosić o wersję elektroniczną, którą mogliby łatwiej skopiować do swojego oprogramowania.
Nawet jeśli sumy debetu i kredytu podane na saldzie próbnym są sobie równe, nie oznacza to, że nie ma błędów na kontach wymienionych w saldzie próbnym. Na przykład obciążenie mogło zostać wprowadzone na niewłaściwym koncie, co oznacza, że suma debetu jest poprawna, chociaż saldo jednego konta bazowego jest za niskie, a saldo drugiego za wysokie. Na przykład urzędnik ds. Zobowiązań rejestruje fakturę dostawcy w wysokości 100 USD z obciążeniem kosztów dostaw i kredytem w wysokości 100 USD na koncie zobowiązań. Obciążenie powinno nastąpić na rachunku wydatków na media, ale saldo próbne nadal będzie wskazywać, że całkowita kwota obciążeń jest równa całkowitej liczbie kredytów.
Bilans próbny można również wykorzystać do ręcznego zestawiania sprawozdań finansowych, chociaż przy przeważającym wykorzystaniu skomputeryzowanych systemów księgowych, które automatycznie tworzą zestawienia, rzadko używa się tego raportu do tego celu. W efekcie nie ma już potrzeby korzystania z raportu bilansu próbnego w operacjach księgowych.
Kiedy bilans próbny jest drukowany po raz pierwszy, nazywany jest nieskorygowanym saldem próbnym. Następnie, gdy zespół księgowy koryguje wszelkie znalezione błędy i wprowadza korekty w celu dostosowania sprawozdania finansowego do standardów rachunkowości (takich jak GAAP lub MSSF), raport nazywa się skorygowanym saldem próbnym. Skorygowany bilans próbny jest zwykle drukowany i przechowywany w księdze na koniec roku, który jest następnie archiwizowany. Wreszcie, po zamknięciu okresu, raport nazywa się saldem próbnym po zamknięciu.
Bilans próbny jest ściśle raportem sporządzonym na podstawie zapisów księgowych. Ponieważ jednak zapisy korygujące mogą być dokonywane w wyniku przeglądu raportu, można powiedzieć, że księgowanie bilansu próbnego obejmuje proces korygujący, który przekształca nieskorygowane saldo próbne w skorygowane saldo próbne.
Jeśli w organizacji istnieją spółki zależne, które raportują swoje wyniki do spółki macierzystej, jednostka dominująca może zażądać końcowego bilansu próbnego od każdej spółki zależnej, którego używa do przygotowania skonsolidowanych wyników dla całej firmy.
Księga główna jest raportem preferowanym przez księgowych wewnętrznych, ponieważ pokazuje również szczegółowe transakcje, które składają się na saldo końcowe lub przynajmniej wskazuje na odpowiednią księgę podrzędną, która zawiera te informacje. Ten dodatkowy poziom szczegółowości ujawnia aktywność na koncie w okresie rozliczeniowym, co ułatwia prowadzenie badań i wykrywanie ewentualnych błędów.
Format bilansu próbnego
Wstępny raport bilansu próbnego zawiera następujące kolumny:
Numer konta
Nazwa konta
Końcowe saldo debetowe (jeśli istnieje)
Końcowe saldo kredytu (jeśli istnieje)
Każda pozycja zawiera tylko saldo końcowe na koncie. Wszystkie konta mające saldo końcowe są wymienione w saldzie próbnym; zazwyczaj oprogramowanie księgowe automatycznie blokuje wszystkie rachunki z saldem zerowym przed pojawieniem się w raporcie.
Skorygowana wersja salda próbnego może łączyć kolumny debetu i kredytu w jedną połączoną kolumnę i dodawać kolumny, aby pokazać wpisy korygujące i skorygowane saldo końcowe (tak jak w poniższym przykładzie).
Przykład bilansu próbnego
Poniższy przykład salda próbnego łączy sumy debetu i kredytu w drugiej kolumnie, tak aby sumaryczne saldo sumy było (i powinno wynosić) zero. W następnej kolumnie dodaje się wpisy korygujące, uzyskując skorygowane saldo próbne w skrajnej prawej kolumnie.
ABC International
Bilans próbny
31 sierpnia 20XX
