Uzgodnienie bankowe
Przegląd rozliczeń bankowych
Uzgodnienie bankowe to proces dopasowywania sald w zapisach księgowych jednostki dotyczących rachunku pieniężnego do odpowiednich informacji na wyciągu bankowym. Celem tego procesu jest ustalenie różnic między nimi i zaksięgowanie odpowiednich zmian w zapisach księgowych. Informacje na wyciągu bankowym to zapis bankowy wszystkich transakcji mających wpływ na rachunek bankowy podmiotu w ciągu ostatniego miesiąca.
Uzgodnienie bankowe powinno być przeprowadzane w regularnych odstępach czasu dla wszystkich rachunków bankowych, aby upewnić się, że rejestry kasowe firmy są poprawne. W przeciwnym razie może się okazać, że salda gotówkowe są znacznie niższe niż oczekiwano, co skutkuje odrzuconymi czekami lub opłatami za debet. Uzgodnienie bankowe wykryje również niektóre rodzaje oszustw po fakcie; informacje te można wykorzystać do zaprojektowania lepszych kontroli odbioru i płatności gotówki.
Jeśli na koncie bankowym jest tak mało aktywności, że naprawdę nie ma potrzeby okresowego uzgadniania bankowego, powinieneś zapytać, dlaczego konto w ogóle istnieje. Lepszym rozwiązaniem może być zamknięcie konta i przeniesienie pozostałych środków na bardziej aktywne konto. W ten sposób łatwiej będzie zainwestować pozostałe środki, a także monitorować stan inwestycji.
Jako minimum przeprowadź uzgodnienie bankowe wkrótce po zakończeniu każdego miesiąca, kiedy bank prześle firmie wyciąg bankowy zawierający początkowe saldo gotówkowe banku, transakcje w ciągu miesiąca i saldo końcowe. Jeszcze lepiej jest przeprowadzać rozliczenie bankowe codziennie, na podstawie aktualnych informacji banku, które powinny być dostępne na stronie internetowej banku. Wypełniając codziennie uzgadnianie z bankiem, możesz natychmiast wykryć i rozwiązać problemy. W szczególności codzienne rozliczenie uwydatni wszelkie obciążenia ACH z rachunku, którego nie autoryzowałeś; następnie możesz zainstalować blokadę debetową na koncie, aby zapobiec wykorzystywaniu tych obciążeń ACH do wypłacania środków z konta bez Twojej zgody.
Jest bardzo mało prawdopodobne, aby końcowe saldo gotówkowe firmy i końcowe saldo gotówkowe banku były identyczne, ponieważ prawdopodobnie w drodze przez cały czas jest wiele płatności i depozytów, a także opłaty za usługi bankowe (za przyjmowanie czeków, rejestrowanie wpłat itp. dalej), kary (zwykle za debet) i niewystarczające środki na lokatach, których firma jeszcze nie zaksięgowała.
Podstawowym przebiegiem procesu dla uzgodnienia bankowego jest rozpoczęcie od końcowego salda gotówkowego banku, dodanie do niego wszelkich depozytów w drodze z firmy do banku, odjęcie wszelkich czeków, które nie zostały jeszcze rozliczone przez bank, oraz dodanie lub odjęcie wszelkich innych przedmiotów. Następnie przejdź do końcowego salda gotówkowego firmy i odejmij od niego wszelkie opłaty za usługi bankowe, czeki NSF i kary oraz dodaj do niego wszelkie zarobione odsetki. Pod koniec tego procesu skorygowane saldo banku powinno być równe końcowemu skorygowanemu saldowi gotówkowemu firmy.
Terminologia rozrachunku bankowego
Kluczowe terminy, o których należy pamiętać, zajmując się uzgadnianiem bankowym, to:
Kaucja w transporcie . Gotówka i / lub czeki, które zostały otrzymane i zaksięgowane przez podmiot, ale które nie zostały jeszcze zarejestrowane w banku, w którym podmiot zdeponował środki. Jeśli nastąpi to na koniec miesiąca, wpłata nie pojawi się na wyciągu bankowym i stanie się pozycją uzgadniającą w uzgodnieniu bankowym. Depozyt w drodze ma miejsce, gdy depozyt dociera do banku zbyt późno, aby można go było odnotować tego dnia, lub gdy podmiot przesyła depozyt do banku (w takim przypadku kilkudniowy przepływ poczty może spowodować opóźnienie) lub podmiot w ogóle nie przesłał jeszcze depozytu do banku.
Zaległy czek . Płatność czekiem, która została zarejestrowana przez podmiot wystawiający, ale która nie została jeszcze rozliczona z jego rachunku bankowego jako potrącenie z gotówki. Jeśli nie dokonał jeszcze rozliczenia banku do końca miesiąca, nie pojawia się na wyciągu bankowym na koniec miesiąca, a więc jest pozycją uzgadniającą w uzgodnieniu bankowym na koniec miesiąca.
Kontrola NSF . Czek, który nie został honorowany przez bank podmiotu wystawiającego czek, ponieważ rachunek bankowy podmiotu nie zawiera wystarczających środków. NSF to skrót od „niewystarczających funduszy”. Podmiot usiłujący zrealizować czek NSF może zostać obciążony opłatą manipulacyjną przez swój bank. Podmiot wystawiający czek NSF z pewnością zostanie obciążony opłatą przez swój bank.
Procedura rozliczenia bankowego
Poniższa procedura uzgadniania bankowego zakłada, że tworzysz uzgodnienie bankowe w pakiecie oprogramowania księgowego, co ułatwia proces uzgadniania:
Wejdź do modułu oprogramowania do uzgadniania bankowego. Pojawi się lista nierozliczonych czeków i nierozliczonych depozytów.
Zaznacz w module uzgodnienia bankowego wszystkie czeki wymienione na wyciągu bankowym jako rozliczone z banku.
Zaznacz w module rozliczeń bankowych wszystkie depozyty wymienione na wyciągu bankowym jako rozliczone z banku.
Wpisz jako wydatki wszystkie opłaty bankowe pojawiające się na wyciągu bankowym, które nie zostały jeszcze odnotowane w ewidencji firmy.
Wprowadź saldo końcowe na wyciągu bankowym. Jeśli salda księgowe i bankowe są zgodne, zaksięguj wszystkie zmiany zapisane w uzgodnieniu bankowym i zamknij moduł. Jeśli salda się nie zgadzają, kontynuuj przeglądanie uzgodnienia bankowego pod kątem dodatkowych pozycji rozliczeniowych. Poszukaj następujących elementów:
Czeki zarejestrowane w ewidencji bankowej na inną kwotę niż ta, która jest zapisana w ewidencji firmy.
Depozyty zarejestrowane w ewidencji bankowej na inną kwotę niż ta, która jest zapisana w ewidencji firmy.
Czeki zapisane w aktach bankowych, które nie są w ogóle odnotowane w rejestrach firmy.
Depozyty zarejestrowane w ewidencji bankowej, które w ogóle nie są rejestrowane w ewidencji firmy.
Przychodzące przelewy bankowe, z których pobrano opłatę za podniesienie.
Problemy z uzgodnieniami bankowymi
Istnieje kilka problemów, które nieustannie pojawiają się w ramach uzgadniania bankowego, o których powinieneś wiedzieć. Oni są:
Nienasycone czeki, które nadal nie są przedstawiane . Pozostanie pewna liczba czeków, które albo nie są przedstawiane bankowi do zapłaty przez długi czas, albo nigdy nie są przedstawiane do zapłaty. Na krótką metę powinieneś traktować je w ten sam sposób, jak wszelkie inne nierozliczone czeki - po prostu trzymaj je na liście nierozliczonych czeków w oprogramowaniu księgowym, aby były trwającym elementem uzgadniającym. W dłuższej perspektywie należy skontaktować się z odbiorcą, aby sprawdzić, czy kiedykolwiek otrzymał czek; prawdopodobnie będziesz musiał unieważnić stary czek i wystawić nowy.
Czeki usuwają bank po ich unieważnieniu . Jak wspomniano w poprzednim wydaniu specjalnym, jeśli czek pozostaje nierozliczony przez długi czas, prawdopodobnie unieważnisz stary czek i wystawisz czek zastępczy. A co, jeśli odbiorca zrealizuje następnie oryginalny czek? W przypadku unieważnienia czeku w banku, bank powinien odrzucić czek, gdy zostanie przedstawiony. Jeśli nie anulowałeś go w banku, musisz odnotować czek z uznaniem na rachunku gotówkowym i obciążeniem, aby wskazać przyczynę płatności (np. Rachunek wydatków, zwiększenie stanu konta gotówkowego lub zmniejszenie rachunek zobowiązań). Jeśli odbiorca nie zrealizował jeszcze czeku zastępczego, należy natychmiast unieważnić go w banku, aby uniknąć podwójnej płatności. W przeciwnym razie będziesz musiał domagać się spłaty drugiego czeku u odbiorcy.
Zdeponowane czeki są zwracane . Zdarzają się przypadki, w których bank odmówi zdeponowania czeku, zwykle dlatego, że jest on wystawiony na rachunek bankowy znajdujący się w innym kraju. W takim przypadku należy cofnąć pierwotny zapis dotyczący tego depozytu, który będzie uznaniem rachunku gotówkowego w celu zmniejszenia salda gotówkowego, z odpowiednim obciążeniem (zwiększeniem) na koncie należności.
Inną możliwością, która może powodować problemy, jest zmiana dat objętych wyciągiem bankowym, tak że niektóre pozycje są uwzględniane lub wykluczane. Taka sytuacja powinna wystąpić tylko wtedy, gdy ktoś w firmie zażądał od banku zmiany daty zamknięcia konta bankowego firmy.
Przykład rozliczenia bankowego
ABC International zamyka swoje księgi za miesiąc zakończony 30 kwietnia. Kontroler ABC musi przygotować uzgodnienie bankowe na podstawie następujących kwestii:
Wyciąg bankowy zawiera końcowe saldo bankowe w wysokości 320 000 USD.
Wyciąg bankowy zawiera opłatę za drukowanie czeków w wysokości 200 USD za nowe czeki zamówione przez firmę.
Wyciąg bankowy zawiera opłatę za obsługę konta bankowego w wysokości 150 USD.
Wyciąg bankowy odrzuca depozyt w wysokości 500 USD z powodu niewystarczających środków i obciąża firmę opłatą w wysokości 10 USD związaną z odrzuceniem.
Wyciąg bankowy zawiera dochód z odsetek w wysokości 30 USD.
ABC wystawiło 80 000 dolarów czeków, które nie zostały jeszcze rozliczone w banku.
ABC zdeponowała na koniec miesiąca 25 000 $ czeków, które nie zostały zdeponowane na czas, aby pojawić się na wyciągu bankowym.
Administrator tworzy następujące uzgodnienia:
