Rozliczenie kosztów przedpłaconych
Definicja przedpłaconych wydatków
Koszt opłacony z góry to wydatek opłacony w jednym okresie obrachunkowym, w przypadku którego bazowy składnik aktywów nie zostanie wykorzystany aż do przyszłego okresu. Kiedy składnik aktywów zostanie ostatecznie zużyty, zostaje obciążony kosztem. W przypadku konsumpcji w wielu okresach może wystąpić szereg odpowiadających im kosztów.
Przedpłacony koszt jest księgowany w bilansie organizacji jako składnik aktywów obrotowych do momentu jego zużycia. Powodem obecnego oznaczenia aktywów jest to, że większość aktywów opłaconych z góry jest zużyta w ciągu kilku miesięcy od ich początkowego zarejestrowania. Gdyby przedpłacony wydatek prawdopodobnie nie został skonsumowany w ciągu następnego roku, zostałby zaklasyfikowany w bilansie jako składnik aktywów długoterminowych (rzadkość).
Przykładem przedpłaty jest ubezpieczenie, które jest często opłacane z góry za wiele przyszłych okresów; jednostka początkowo rejestruje ten wydatek jako koszt opłacony z góry (składnik aktywów), a następnie obciąża go kosztem w okresie użytkowania. Inną pozycją często spotykaną na koncie wydatków opłaconych z góry jest opłacony z góry czynsz.
Wydatki są rejestrowane jako rozliczenia międzyokresowe czynne w celu ściślejszego dopasowania ich ujęcia jako kosztów do okresów, w których są faktycznie zużyte. Gdyby firma nie korzystała z koncepcji przedpłat, jej aktywa byłyby w krótkim okresie nieco zaniżone, podobnie jak zyski. Koncepcja przedpłaty nie jest stosowana w kasowej metodzie rachunkowości, która jest powszechnie stosowana przez mniejsze organizacje.
Księgowanie przedpłat
Podstawowe rozliczenie przedpłaconych wydatków obejmuje następujące kroki:
Po początkowym zarejestrowaniu faktury dostawcy w systemie księgowym sprawdź, czy pozycja spełnia kryteria firmy dotyczące przedpłaconego wydatku (środka trwałego).
Jeśli towar spełnia kryteria firmy, obciąż go na rachunek wydatków przedpłaconych. Jeśli nie, obciążyć zafakturowaną kwotę kosztem w bieżącym okresie.
Zapisz kwotę wydatku w arkuszu kalkulacyjnym rozliczenia przedpłaconych wydatków.
Pod koniec okresu rozliczeniowego ustal liczbę okresów, w których pozycja będzie amortyzowana, i wprowadź te informacje w arkuszu uzgodnienia. Wpis ten powinien zawierać liniową kwotę amortyzacji, która zostanie naliczona w każdym z odpowiednich okresów.
Na koniec okresu księgowego utwórz wpis korygujący, który amortyzuje z góry określoną kwotę na najbardziej odpowiednim koncie wydatków.
Po zakończeniu wszystkich amortyzacji sprawdź, czy suma w arkuszu kalkulacyjnym jest zgodna z całkowitym saldem na koncie wydatków opłaconych z góry. Jeśli nie, pogódź te dwie kwestie i dostosuj w razie potrzeby.
Najlepszą praktyką jest nie rejestrowanie mniejszych wydatków na koncie wydatków przedpłaconych, ponieważ ich śledzenie w czasie wymaga zbyt dużego wysiłku. Zamiast tego obciążaj te mniejsze kwoty kosztami w momencie ich poniesienia. Aby dalej rozszerzyć tę koncepcję, należy rozważyć obciążenie pozostałych sald kosztami po ich umorzeniu do określonego minimalnego poziomu. Oba te działania powinny podlegać formalnej polityce rachunkowości, która określa próg, przy którym przedpłacone wydatki mają zostać obciążone wydatkiem.
Przykład przedpłaconych wydatków
Firma płaci 60 000 USD z góry za ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej dyrektorów i urzędników na nadchodzący rok. Wpis do dziennika to:
