Jak zamienić metodę kasową na memoriałową
Zgodnie z kasową zasadą rachunkowości transakcje gospodarcze są rejestrowane tylko wtedy, gdy związana z nimi gotówka została wydana lub otrzymana. W związku z tym sprzedaż można zarejestrować na zasadzie kasowej, gdy organizacja otrzymuje gotówkę od swoich klientów, a nie gdy wystawia im faktury. Podstawa kasowa jest powszechnie stosowana w małych firmach, ponieważ wymaga tylko ograniczonej ilości wiedzy księgowej. Może być jednak konieczne przejście na rachunkowość memoriałową, na przykład w celu przeprowadzenia audytu ksiąg rachunkowych firmy w celu przygotowania jej sprzedaży, upublicznienia lub uzyskania pożyczki. Zasada memoriałowa służy do ewidencjonowania przychodów i kosztów w okresie, w którym zostały osiągnięte, niezależnie od faktycznych przepływów pieniężnych. Aby zmienić metodę kasową na memoriałową, wykonaj następujące kroki:
Dodaj rozliczenia międzyokresowe kosztów . Dodaj z powrotem wszystkie wydatki, za które firma otrzymała świadczenie, ale jeszcze nie zapłaciła dostawcy lub pracownikowi. Oznacza to, że należy gromadzić środki na praktycznie wszystkie rodzaje wydatków, takie jak zarobione, ale niezapłacone wynagrodzenie, materiały otrzymane bezpośrednio, ale niezapłacone, materiały biurowe otrzymane, ale niezapłacone i tak dalej.
Odejmij płatności gotówkowe . Odejmij wydatki gotówkowe poniesione na wydatki, które powinny były zostać zarejestrowane w poprzednim okresie rozliczeniowym. Oznacza to również zmniejszenie początkowego salda zysków zatrzymanych, a tym samym uwzględnienie tych kosztów we wcześniejszym okresie.
Dodaj wydatki opłacone z góry . Niektóre płatności gotówkowe mogą dotyczyć aktywów, które nie zostały jeszcze skonsumowane, takich jak kaucje czynszowe. Przejrzyj wydatki poniesione w okresie obrachunkowym, aby sprawdzić, czy są jakieś przedpłacone wydatki, i przenieś niewykorzystaną część tych pozycji na konto aktywów. Jeśli zdecydujesz się zrobić to samo dla wydatków poniesionych w poprzednich okresach, skoryguj początkowe saldo zysków zatrzymanych, aby usunąć wydatki, które są obecnie przenoszone na konto aktywów z przedpłatą.
Add należności . Rejestruj należności i sprzedaż dla wszystkich rachunków wystawionych klientom, dla których nie otrzymano jeszcze od nich gotówki.
Odejmij wpływy gotówkowe . Część sprzedaży pochodzącej z poprzedniego okresu mogła zostać zarejestrowana w bieżącym okresie obrachunkowym na podstawie wpływu gotówki w tym okresie. Jeśli tak, cofnij transakcję sprzedaży i zapisz ją jako sprzedaż i należności w poprzednim okresie. Będzie to wymagało korekty początkowego konta zysków zatrzymanych.
Odejmij przedpłaty klientów . Klienci mogli zapłacić z góry za swoje zamówienia, co zostałoby zarejestrowane jako sprzedaż na zasadach kasowych. Rejestruj je jako zobowiązania krótkoterminowe do czasu, gdy firma wyśle powiązane towary lub zrealizuje wskazane usługi.
Konwersja metody kasowej na rachunkowość memoriałową może być trudna, ponieważ jakiekolwiek oprogramowanie księgowe, które zostało skonfigurowane dla zasady kasowej, nie jest przeznaczone do obsługi rachunkowości memoriałowej. Oznacza to, że wszystkie korekty konwersji należy wprowadzać ręcznie, z zapisami księgowymi. Zarządzanie konwersją może być łatwiejsze w oddzielnym arkuszu kalkulacyjnym i nigdy nie należy jej w ogóle uwzględniać w formalnej dokumentacji księgowej.
Jest całkiem możliwe, że niektóre transakcje zostaną pominięte podczas przejścia z rachunkowości kasowej na memoriałową. Niestety, jedynym sposobem na zapewnienie pełnej i dokładnej konwersji jest zbadanie wszystkich transakcji księgowych w trakcie konwertowanego roku, a także w ostatnim kwartale poprzedniego roku. Zatem konwersja jest pracochłonna i kosztowna.
Ponadto, do przejścia z metody kasowej na memoriałową wymagany jest bardzo kompletny zestaw zapisów księgowych. Ponieważ firma, która już działa na zasadach kasowych, jest prawdopodobnie małą firmą z mniejszymi funduszami dla księgowego lub kontrolera pracującego w pełnym wymiarze czasu pracy, jest całkiem możliwe, że zapisy księgowe są na tyle nieuporządkowane, że konwersji nie można dokonać w niezawodny sposób.
