Definicja raportu z wydatków

Raport z wydatków to formularz używany do śledzenia wydatków biznesowych. Jest to najczęściej wypełniane przez pracowników w celu wyszczególnienia wydatków, za które żądają zwrotu. Pokwitowania są zazwyczaj dołączane do formularza, jeśli kwoty związane z wydatkami przekraczają określoną kwotę minimalną. Pracodawca bada wnioski pod kątem prawidłowości i zasadności oraz wypłaca pracownikom żądane kwoty. Pracodawca może wówczas zaksięgować zwrócone kwoty jako koszt biznesowy, który uwzględnia kwotę zysku księgowego i rozpoznanego dochodu do opodatkowania.

Raporty z wydatków mogą być również używane do wyszczególniania wydatków poniesionych na poczet początkowej zaliczki pracownika. Jeśli tak, pracodawca nadal rejestruje podane kwoty jako koszt biznesowy, ale nie ma zwrotu; zamiast tego pracodawca odlicza wydatki od kwoty zaliczki pracowniczej.

Raport z wydatków może zawierać szereg pól informacyjnych specyficznych dla firmy, ale zwykle wymaga co najmniej następujących podstawowych informacji:

  • Data poniesienia wydatku (zgodna z datą na odpowiednim pokwitowaniu)

  • Charakter wydatku (np. Bilety lotnicze, posiłki lub opłaty parkingowe)

  • Kwota wydatku (zgodna z kwotą pokwitowania)

  • Rachunek, na który ma zostać obciążony wydatek

  • Suma częściowa dla każdego rodzaju wydatku

  • Odjęcie wszelkich wcześniejszych zaliczek wypłaconych pracownikowi

  • Całkowita kwota żądanego zwrotu kosztów

Formularz raportu wydatków może również zawierać podsumowanie polityki pracodawcy w zakresie podróży i rozrywki, które określa, które wydatki nie będą refundowane przez firmę (np. Wydatki na rozrywkę w pokoju).

Pojęcie raportu wydatków może również odnosić się do szczegółowego zestawienia wydatków poniesionych przez każdy dział firmy w okresie sprawozdawczym. Informacje te są badane, aby sprawdzić, czy faktycznie poniesione wydatki różniły się od oczekiwań, w którym to przypadku kierownictwo może zbadać przyczyny tych rozbieżności.

Podobne Artykuły