Definicja raportu z wydatków
Raport z wydatków to formularz używany do śledzenia wydatków biznesowych. Jest to najczęściej wypełniane przez pracowników w celu wyszczególnienia wydatków, za które żądają zwrotu. Pokwitowania są zazwyczaj dołączane do formularza, jeśli kwoty związane z wydatkami przekraczają określoną kwotę minimalną. Pracodawca bada wnioski pod kątem prawidłowości i zasadności oraz wypłaca pracownikom żądane kwoty. Pracodawca może wówczas zaksięgować zwrócone kwoty jako koszt biznesowy, który uwzględnia kwotę zysku księgowego i rozpoznanego dochodu do opodatkowania.
Raporty z wydatków mogą być również używane do wyszczególniania wydatków poniesionych na poczet początkowej zaliczki pracownika. Jeśli tak, pracodawca nadal rejestruje podane kwoty jako koszt biznesowy, ale nie ma zwrotu; zamiast tego pracodawca odlicza wydatki od kwoty zaliczki pracowniczej.
Raport z wydatków może zawierać szereg pól informacyjnych specyficznych dla firmy, ale zwykle wymaga co najmniej następujących podstawowych informacji:
Data poniesienia wydatku (zgodna z datą na odpowiednim pokwitowaniu)
Charakter wydatku (np. Bilety lotnicze, posiłki lub opłaty parkingowe)
Kwota wydatku (zgodna z kwotą pokwitowania)
Rachunek, na który ma zostać obciążony wydatek
Suma częściowa dla każdego rodzaju wydatku
Odjęcie wszelkich wcześniejszych zaliczek wypłaconych pracownikowi
Całkowita kwota żądanego zwrotu kosztów
Formularz raportu wydatków może również zawierać podsumowanie polityki pracodawcy w zakresie podróży i rozrywki, które określa, które wydatki nie będą refundowane przez firmę (np. Wydatki na rozrywkę w pokoju).
Pojęcie raportu wydatków może również odnosić się do szczegółowego zestawienia wydatków poniesionych przez każdy dział firmy w okresie sprawozdawczym. Informacje te są badane, aby sprawdzić, czy faktycznie poniesione wydatki różniły się od oczekiwań, w którym to przypadku kierownictwo może zbadać przyczyny tych rozbieżności.