Jak zbierać należności
Windykacja należności jest niezbędna, ponieważ zapewnia środki potrzebne do wspierania działalności firmy. Windykacja to nie tylko zadanie działu windykacji. Zamiast tego wymaga wysiłku całej firmy, ponieważ windykacja może zostać ulepszona, zanim faktura zostanie kiedykolwiek wystawiona klientom. Rozważ następujące kroki w celu odebrania należności:
Rozwiązywanie problemów wewnętrznych
Spora część wszystkich faktur dla klientów nie jest opłacana, ponieważ klienci są niezadowoleni z otrzymanych towarów lub usług. To nie jest wina działu windykacji. Zamiast tego, kadra kierownicza wyższego szczebla musi być zaangażowana w śledzenie każdego problemu wskazanego przez klientów, takiego jak zepsute produkty, nieodpowiednia obsługa, uszkodzone towary, niewłaściwe wysłane produkty i tak dalej. W wielu przypadkach wewnętrzne procesy, które spowodowały te problemy, będą się powtarzać, dopóki nie zostaną podjęte działania naprawcze. Krótko mówiąc, musi istnieć aktywna pętla informacji zwrotnej, która przesyła skargi klientów z powrotem do podstawowej grupy zarządzającej w celu bieżącego rozwiązywania problemów.
Zarządzanie zbiorami
Każdy zaangażowany w zbiórki musi mieć czas i zasoby, aby zaangażować się w zbiórki w efektywny sposób. Poniższe elementy mogą pomóc w poprawie wydajności działu:
Wysyłanie . Natychmiastowe zaksięgowanie gotówki, dzięki czemu pracownicy windykacji nie dzwonią do klientów w sprawie faktur, które już zapłacili.
Baza danych . Skomputeryzowany system windykacyjny, który śledzi obietnice klientów, automatycznie dzwoni do klientów, automatycznie wysyła faktury e-mailem i tak dalej. To znacznie zwiększa efektywność personelu windykacyjnego.
Wsparcie personelu . Personel administracyjny, który nie przeszkadza pracownikom windykacji.
Planowanie personelu . Harmonogram pracy, który zapobiega zaangażowaniu pracowników windykacyjnych w jakiekolwiek działania inne niż windykacja w godzinach szczytu.
Techniki zbierania
Istnieje wiele standardowych technik kontaktowania się z klientami i uzyskiwania od nich obietnic płatności. Próbki z bardziej powszechnych metod to:
Wysyłaj ponaglenia lub e-maile, gdy wydaje się, że klienci potrzebują łagodnego przypomnienia. Niektóre firmy stosują serię tych komunikatów, z których każda ma coraz bardziej zdecydowane sformułowania.
Podziel przeterminowane należności na grupy, przy czym faktury o największej wartości dolarowej będą przedmiotem największej uwagi. Takie postępowanie skupia się na zbieraniu tych kilku faktur, które obejmują większość przeterminowanych należności.
Zaangażuj sprzedawców w zbiórkę w przypadku większych lub trudniejszych zadań windykacyjnych, w przypadku których ich kontakty z klientami mogą być pomocne.
Oferta odbioru towarów, za które oczywiste jest, że płatność nie zostanie odebrana.
Zaangażuj kancelarię prawną w windykację. Wystawianie ogłoszeń na papierze firmowym kancelarii może wywołać wrażenie, że firma zamierza podjąć kroki prawne przeciwko klientowi.
Złóż pozew przeciwko klientowi w sądzie ds. Drobnych roszczeń.
