Kalkulacja kosztów na podstawie aktywności
Rachunek kosztów działań (ABC) to metodologia dokładniejszego alokowania kosztów ogólnych poprzez przypisywanie ich do czynności. Po przypisaniu kosztów do działań można je przypisać do obiektów kosztów, które używają tych działań. System można wykorzystać do docelowej redukcji kosztów ogólnych. ABC działa najlepiej w złożonych środowiskach, w których jest wiele maszyn i produktów oraz splątanych procesów, które nie są łatwe do uporządkowania. Z drugiej strony jest mniej przydatny w usprawnionym środowisku, w którym procesy produkcyjne są skracane.
Przepływ procesu kalkulacji kosztów działań
Kalkulację kosztów działań najlepiej wyjaśnić, przechodząc przez różne etapy. Oni są:
Zidentyfikuj koszty . Pierwszym krokiem w ABC jest zidentyfikowanie kosztów, które chcemy alokować. To najbardziej krytyczny krok w całym procesie, ponieważ nie chcemy tracić czasu na zbyt szeroki zakres projektu. Na przykład, jeśli chcemy określić pełny koszt kanału dystrybucji, zidentyfikujemy koszty reklamy i magazynowania związane z tym kanałem, ale zignorujemy koszty badań, ponieważ dotyczą one produktów, a nie kanałów.
Załaduj dodatkowe pule kosztów . Utwórz pule kosztów dla kosztów poniesionych w celu świadczenia usług innym częściom firmy, zamiast bezpośredniego wspierania produktów lub usług firmy. Zawartość puli kosztów dodatkowych obejmuje zazwyczaj usługi komputerowe i wynagrodzenia administracyjne oraz podobne koszty. Koszty te są później przypisywane do innych pul kosztów, które są bardziej bezpośrednio związane z produktami i usługami. Tych dodatkowych pul kosztów może być kilka, w zależności od charakteru kosztów i sposobu ich alokacji.
Załaduj podstawowe pule kosztów . Utwórz zestaw pul kosztów dla tych kosztów, które są ściślej powiązane z produkcją towarów lub usług. Bardzo często istnieją oddzielne pule kosztów dla każdej linii produktów, ponieważ koszty zwykle pojawiają się na tym poziomie. Takie koszty mogą obejmować badania i rozwój, reklamę, zamówienia i dystrybucję. Podobnie możesz rozważyć utworzenie pul kosztów dla każdego kanału dystrybucji lub dla każdego obiektu. Jeśli partie produkcyjne mają bardzo różne długości, rozważ utworzenie pul kosztów na poziomie partii, aby można było odpowiednio przypisać koszty na podstawie wielkości partii.
Mierz czynniki napędzające aktywność . Użyj systemu gromadzenia danych, aby zebrać informacje o czynnikach powodujących działania, które są używane do alokacji kosztów z dodatkowych pul kosztów do głównych pul kosztów, a także do alokowania kosztów w głównych pulach kosztów do obiektów kosztów. Gromadzenie informacji o czynnikach związanych z czynnością może być kosztowne, więc jeśli to możliwe, należy korzystać ze wskaźników aktywności, dla których informacje są już gromadzone.
Alokuj koszty w pulach pomocniczych do pul podstawowych . Użyj sterowników działań, aby przydzielić koszty z dodatkowych pul kosztów do głównych pul kosztów.
Nalicz koszty, aby kosztować obiekty . Użyj sterownika działania, aby przydzielić zawartość każdej puli kosztów podstawowych do obiektów kosztów. Dla każdej puli kosztów będzie istniał oddzielny czynnik aktywności. Aby alokować koszty, należy podzielić całkowity koszt w każdej puli kosztów przez całkowitą kwotę czynności w czynniku sterującym, aby ustalić koszt na jednostkę czynności. Następnie przypisz koszt jednostkowy do obiektów kosztów w oparciu o wykorzystanie przez nie sterownika aktywności.
Sformułuj raporty . Konwertuj wyniki systemu ABC na raporty do zarządzania zużyciem. Na przykład, jeśli system został pierwotnie zaprojektowany do gromadzenia ogólnych informacji według geograficznego regionu sprzedaży, należy raportować o przychodach uzyskanych w każdym regionie, wszystkich kosztach bezpośrednich i narzutach pochodzących z systemu ABC. Daje to kierownictwu pełny wgląd w koszty wyników generowanych przez każdy region.
Działaj na podstawie informacji . Najczęstszą reakcją kierownictwa na raport ABC jest zmniejszenie liczby czynników aktywności używanych przez każdy obiekt kosztów. Powinno to zmniejszyć wysokość używanych kosztów ogólnych.
Doszliśmy teraz do pełnej alokacji ABC kosztów ogólnych na te obiekty kosztów, które zasługują na obciążenie kosztami ogólnymi. W ten sposób menedżerowie mogą zobaczyć, które czynniki działania należy zmniejszyć, aby zmniejszyć odpowiednią kwotę kosztów ogólnych. Na przykład, jeśli koszt pojedynczego zamówienia wynosi 100 USD, menedżerowie mogą skupić się na umożliwieniu systemowi produkcyjnemu automatycznego składania zamówień lub na używaniu kart zaopatrzenia w celu uniknięcia zamówień. Każde rozwiązanie skutkuje mniejszą liczbą zamówień, a tym samym niższymi kosztami działu zakupów.
Zastosowania kalkulacji kosztów działań
Podstawową zaletą korzystania z systemu ABC jest dokładniejsze określenie sposobu wykorzystania narzutu. Mając system ABC, możesz uzyskać dokładniejsze informacje o następujących kwestiach:
Koszty działalności . ABC służy do śledzenia kosztów działań, dzięki czemu można go używać do sprawdzania, czy koszty działań są zgodne ze standardami branżowymi. Jeśli nie, ABC jest doskonałym narzędziem informacji zwrotnej do pomiaru bieżących kosztów określonych usług, ponieważ kierownictwo koncentruje się na redukcji kosztów.
Rentowność klienta . Chociaż większość kosztów ponoszonych przez klientów indywidualnych to po prostu koszty produktów, istnieje również składnik ogólny, taki jak niezwykle wysoki poziom obsługi klienta, obsługa zwrotów produktów i wspólne umowy marketingowe. System ABC może uporządkować te dodatkowe koszty ogólne i pomóc określić, którzy klienci faktycznie przynoszą rozsądny zysk. Analiza ta może skutkować odrzuceniem niektórych nierentownych klientów lub położeniem większego nacisku na tych klientów, którzy osiągają największe zyski firmy.
Koszt dystrybucji . Typowa firma wykorzystuje różne kanały dystrybucji do sprzedaży swoich produktów, takie jak handel detaliczny, Internet, dystrybutorzy i katalogi wysyłkowe. Większość kosztów strukturalnych utrzymania kanału dystrybucji to koszty ogólne, więc jeśli możesz rozsądnie określić, które kanały dystrybucji wykorzystują narzut, możesz podjąć decyzje o zmianie sposobu wykorzystania kanałów dystrybucji, a nawet porzucić kanały nierentowne.
Zrób lub kup . ABC zapewnia kompleksowy obraz wszystkich kosztów związanych z wytwarzaniem produktu we własnym zakresie, dzięki czemu można dokładnie zobaczyć, które koszty zostaną wyeliminowane w przypadku outsourcingu, a jakie pozostaną.
Marginesy . Dzięki odpowiedniej alokacji narzutów z systemu ABC można określić marże różnych produktów, linii produktów i całych oddziałów. Może to być przydatne do określenia, gdzie należy rozmieścić zasoby firmy, aby uzyskać największe marże.
Cena minimalna . Ceny produktów są tak naprawdę oparte na cenie, jaką poniesie rynek, ale kierownik ds. Marketingu powinien wiedzieć, jaki jest koszt produktu, aby uniknąć sprzedaży produktu, który przy każdej sprzedaży spowoduje utratę pieniędzy firmy. ABC bardzo dobrze nadaje się do określenia, które koszty ogólne powinny być uwzględnione w tym koszcie minimalnym, w zależności od okoliczności, w jakich produkty są sprzedawane.
Koszt zakładu produkcyjnego . Zwykle dość łatwo jest oddzielić koszty ogólne na poziomie całego zakładu, dzięki czemu można porównać koszty produkcji między różnymi obiektami.
Oczywiście istnieje wiele wartościowych zastosowań informacji dostarczanych przez system ABC. Jednak te informacje będą dostępne tylko wtedy, gdy zaprojektujesz system tak, aby dostarczał określonego zestawu danych potrzebnych do podjęcia każdej decyzji. Jeśli zainstalujesz ogólny system ABC, a następnie użyjesz go do podjęcia powyższych decyzji, może się okazać, że nie zawiera on potrzebnych informacji. Ostatecznie projekt systemu jest określany na podstawie analizy kosztów i korzyści, w których decyzjach ma on pomagać i czy koszt systemu jest wart korzyści wynikających z uzyskanych informacji.
Problemy z kalkulacją kosztów działań
Wiele firm inicjuje projekty ABC z najlepszymi intencjami, tylko po to, by zobaczyć, jak bardzo duża część projektów kończy się niepowodzeniem lub ostatecznie wychodzi z użycia. Istnieje kilka przyczyn tych problemów, którymi są:
Wielkość puli kosztów . Zaletą systemu ABC jest wysoka jakość wytwarzanych przez niego informacji, ale odbywa się to kosztem wykorzystania dużej liczby pul kosztów - a im więcej jest pul kosztów, tym większy jest koszt zarządzania systemem. Aby zmniejszyć ten koszt, należy przeprowadzić ciągłą analizę kosztów utrzymania każdej puli kosztów w porównaniu z użytecznością uzyskanych informacji. Takie postępowanie powinno ograniczyć liczbę pul kosztów do rozsądnych proporcji.
Czas instalacji . Systemy ABC są niezwykle trudne do zainstalowania, a wieloletnie instalacje są normą, gdy firma próbuje zainstalować je we wszystkich liniach produktów i obiektach. W przypadku tak kompleksowych instalacji trudno jest utrzymać wysoki poziom zarządzania i wsparcia budżetowego, ponieważ mijają miesiące bez ukończenia instalacji. Wskaźniki sukcesu są znacznie wyższe w przypadku mniejszych, bardziej ukierunkowanych instalacji ABC.
Źródła danych z wielu działów . System ABC może wymagać wprowadzania danych z wielu działów, a każdy z nich może mieć większe priorytety niż system ABC. Zatem im większa liczba działów zaangażowanych w system, tym większe ryzyko, że dane wejściowe z czasem ulegną awarii. Tego problemu można uniknąć, projektując system tak, aby potrzebował tylko informacji od najbardziej pomocnych menedżerów.
Podstawa projektu . Wiele projektów ABC jest autoryzowanych na podstawie projektu, więc informacje są zbierane tylko raz; informacje są przydatne w bieżącej sytuacji operacyjnej przedsiębiorstwa i stopniowo tracą swoją przydatność wraz ze zmianą struktury operacyjnej w czasie. Kierownictwo nie może później zezwolić na finansowanie dodatkowych projektów ABC, więc ABC zwykle jest „ukończone” raz, a następnie odrzucane. Aby złagodzić ten problem, należy wbudować jak największą część struktury gromadzenia danych ABC do istniejącego systemu księgowego, aby obniżyć koszt tych projektów; przy niższych kosztach jest bardziej prawdopodobne, że w przyszłości zostaną zatwierdzone dodatkowe projekty ABC.
Zgłaszanie niewykorzystanego czasu . Gdy firma prosi swoich pracowników o raportowanie czasu spędzonego na różnych czynnościach, mają silną tendencję do upewniania się, że raportowane kwoty odpowiadają 100% ich czasu. Jednak w każdym dniu pracy występuje duża ilość wolnego czasu, która może wiązać się z przerwami, spotkaniami administracyjnymi, graniem w gry internetowe i tak dalej. Pracownicy zwykle maskują te czynności, przeznaczając więcej czasu na inne czynności. Te zawyżone liczby przedstawiają błędną alokację kosztów w systemie ABC, czasami o całkiem znaczne kwoty.
Oddzielny zestaw danych . Rzadko kiedy można zbudować system ABC, aby pobierać wszystkie potrzebne informacje bezpośrednio z księgi głównej. Zamiast tego wymaga oddzielnej bazy danych, która pobiera informacje z kilku źródeł, z których tylko jedno to istniejące konta księgi głównej. Utrzymanie tej dodatkowej bazy danych może być dość trudne, ponieważ wymaga znacznego dodatkowego czasu personelu, na który może nie być wystarczającego budżetu. Najlepszym rozwiązaniem jest zaprojektowanie systemu tak, aby wymagał minimalnej ilości dodatkowych informacji innych niż te, które są już dostępne w księdze głównej.
Ukierunkowane użycie . Korzyści z ABC są najbardziej widoczne, gdy informacje dotyczące rachunku kosztów są trudne do dostrzeżenia, ze względu na obecność wielu linii produktów, maszyn używanych do produkcji wielu produktów, licznych ustawień maszyn itd. - innymi słowy, w złożonej produkcji środowiskach. Jeśli firma nie działa w takim środowisku, może wydać ogromne pieniądze na instalację ABC, tylko po to, by przekonać się, że uzyskane informacje nie są zbyt cenne.
Szeroki zakres poruszonych tu kwestii powinien jasno wskazywać, że ABC ma tendencję do podążania wyboistą ścieżką w wielu organizacjach, z tendencją do spadku użyteczności z czasem. Spośród przedstawionych tutaj sugestii dotyczących łagodzenia problemów kluczową kwestią jest skonstruowanie wysoce ukierunkowanego systemu ABC, który generuje najbardziej krytyczne informacje po rozsądnych kosztach. Jeśli ten system zakorzenił się w Twojej firmie, rozważ stopniową ekspansję, podczas której będziesz rozwijać się dalej tylko wtedy, gdy będzie to jasne i widoczne korzyści. Najgorsze, co możesz zrobić, to zainstalować duży i wszechstronny system ABC, ponieważ jest drogi, spotyka się z największym oporem i jest najbardziej narażony na awarie w dłuższej perspektywie.
Podobne warunki
Kosztorysowanie oparte na działaniach jest również znane jako kalkulacja kosztów abc, metoda abc i metoda kalkulacji kosztów abc.
