Podział obowiązków

Podział obowiązków polega na przypisaniu różnych etapów procesu różnym osobom. Celem takiego działania jest wyeliminowanie przypadków, w których ktoś mógłby uczestniczyć w kradzieży lub innych oszukańczych działaniach, mając nadmierną kontrolę nad procesem. Zasadniczo następujące trzy ogólne funkcje w procesie powinny być podzielone między różne osoby:

• Fizyczna opieka nad aktywem

• Prowadzenie dokumentacji aktywów

• Upoważnienie do nabycia lub zbycia składnika aktywów

Oto kilka przykładów podziału obowiązków:

• Osoba, która odbiera towary od dostawców w magazynie, nie może podpisywać czeków, aby zapłacić dostawcom za te towary.

• Osoba, która prowadzi ewidencję zapasów, nie posiada fizycznego posiadania zapasów.

• Osoba, która sprzedaje środek trwały osobie trzeciej, nie może rejestrować sprzedaży ani przejąć płatności od osoby trzeciej.

Podział obowiązków jest istotnym elementem systemu kontroli. Audytorzy będą szukać podziału obowiązków w ramach analizy systemu kontroli wewnętrznej jednostki i obniżą swoją ocenę systemu, jeśli wystąpią jakiekolwiek błędy w segregacji. W przypadku niepowodzeń w segregacji audytorzy zakładają, że istnieje zwiększone ryzyko oszustwa i odpowiednio dostosowują swoje procedury.

Podział obowiązków jest trudniejszy do osiągnięcia w mniejszej organizacji, gdzie jest zbyt mało osób, aby skutecznie przenosić zadania na różne osoby. Inną kwestią związaną z segregacją jest to, że przenoszenie zadań między zbyt dużą liczbą osób powoduje, że przebieg procesu jest mniej wydajny. Gdy pożądany jest wyższy poziom wydajności, zwykle kompromisem jest słabsza kontrola, ponieważ podział obowiązków został zmniejszony.

Podział obowiązków jest również nazywany rozdziałem obowiązków.