List z upomnieniem

Upomnienie to zawiadomienie wysyłane do klienta o zaległości w spłacie należności na rzecz nadawcy. Monity z upomnieniem zwykle następują po przejściu od uprzejmych przypomnień do ostrzejszych żądań zapłaty, jeśli klient nadal nie reaguje na płatności. Kilka pierwszych listów wysyłanych do klienta powinno być uprzejmych, wychodząc z założenia, że ​​klient po prostu przeoczył płatność, a firma chce zachować dobrą wolę dla przyszłych interesów.

Jednak w miarę upływu czasu firma zaczyna zmieniać swoje założenie, że będzie robić dalsze interesy z klientem, a więc ma tendencję do bagatelizowania wartości firmy, którą chce zachować, na korzyść płacenia teraz. Niezależnie od tonu pisma, zawsze podaje kwotę należną, datę niezapłaconej faktury, numer faktury oraz wszelkie kary za zwłokę lub odsetki.

W pewnym momencie po normalnej dacie płatności skuteczność wydawania monitów spadnie, tak że firma zaprzestanie ich używania i zamiast tego polega na kontaktach osobistych, prawnikach i agencjach windykacyjnych.

Upomnienie może przybierać różne formy fizyczne. Pierwotnie był to list, który można było wysłać pocztą zwykłą, listem poleconym lub doręczeniem z dnia na dzień w celu przekazania informacji o rosnącej pilności wniosku, a także w celu stworzenia potwierdzenia odbioru (w przypadku przesyłki poleconej lub przesyłki w trybie nocnym) . Jednak upomnienie można również wysłać faksem, e-mailem, a nawet SMS-em. Te elektroniczne metody dostarczania mogą się mylić (zwłaszcza faks) i mogą nie być tak skuteczne, jak bardziej tradycyjna metoda papierowa.

Monity są często generowane przez komputer, bez udziału człowieka. System jest skonfigurowany tak, aby używać określonego tekstu, jeśli płatność nie została dokonana w ciągu określonej liczby dni, a następnie użyć innego tekstu dla listów wygenerowanych po dłuższym okresie bez płatności. Bardziej efektywne może być wykonanie zadania tworzenia i wysyłania monitów do osoby trzeciej.

Pracownicy działu kredytowego mogą okresowo zmieniać terminy lub treść tych automatycznie generowanych listów, jeśli uznają, że pewne odchylenia poprawią tempo ściągalności. Można to osiągnąć za pomocą testów AB, w których wydawane są dwie wersje upomnienia, a skuteczność każdej z nich jest monitorowana; jeśli jedna wersja skutkuje większą liczbą płatności klientów, ta wersja staje się nowym domyślnym formatem pisma do użycia.

Istnieją zasady regulujące poziom zagrożenia, które może zostać zawarte w wezwaniu, w zależności od jurysdykcji rządowej, w której zamieszkuje klient, dlatego należy unikać nadmiernie ostrych upomnień.

Upomnienie to nie to samo, co oświadczenie na koniec miesiąca. Zestawienie wysyłane jest do wszystkich klientów posiadających niezapłacone faktury na koniec miesiąca. Wyciąg obejmuje wszystkie faktury, które nie zostały jeszcze zapłacone, nawet jeśli nie są jeszcze wymagalne. Oświadczenie nie jest uważane za nękanie, ale raczej za proste wyciąg z konta na dany moment. Jednak nadal jest uważany za narzędzie do windykacji, ponieważ może skutkować zapytaniami klientów o faktury, których nie mają w swoich rejestrach, a zatem których nie zapłaciliby.

Podobne Artykuły