Definicja zakupów
Zakup to zorganizowane nabywanie towarów i usług w imieniu podmiotu kupującego. Konieczne są działania zakupowe, aby zagwarantować, że potrzebne przedmioty zostaną nabyte w odpowiednim czasie i po rozsądnych kosztach. Dział zakupów jest szczególnie potrzebny w biznesie produkcyjnym, gdzie regularnie trzeba pozyskiwać duże ilości surowców i komponentów. Główne cele działu zakupów są następujące:
Aby zlokalizować dostawców, którzy mogą dostarczać towary i usługi zgodnie z wymaganiami kupującego.
Kupować przedmioty, które spełniają specyfikacje jakościowe kupującego.
Stworzenie strumienia dostaw do siedziby kupującego, który minimalizuje inwestycje w zapasy surowców, a jednocześnie zapewnia dostępność towarów w razie potrzeby.
Aby zminimalizować ilość gotówki zainwestowanej w zapasy.
Typowe czynności zakupowe są następujące:
Otrzymuj i weryfikuj zapotrzebowania na zakup z całej firmy.
Szukaj kwalifikowanych dostawców, którzy mogą zaspokoić potrzeby kupującego.
Przygotuj i wystaw dokumenty zapytania ofertowego (RFP) do kwalifikowanych dostawców.
Oceń odpowiedzi dostawców na zapytania ofertowe, wybierz zwycięzcę i negocjuj umowę.
Wysyłaj zamówienia do dostawców, którzy autoryzują zakupy. Główne zamówienie zakupu może zostać wydane, gdy w ramach umowy zakupu rozważana jest pewna liczba dostaw.
Zarządzaj kontraktami, które mają dłuższy czas trwania.
Przejrzyj otwarte zamówienia zakupu, aby sprawdzić, czy któreś z nich powinno zostać zamknięte.
Istnieje tendencja do ugrzęźnięcia funkcji zakupów w formalnościach, co jest związane z nadmiernym wykorzystaniem procedur przetargowych i wydawaniem zamówień. Funkcję tę można usprawnić, zastępując w przypadku większości zakupów licytowanie ustaleniami z jedynym źródłem. Ponadto tańsze zakupy są teraz dokonywane za pomocą kart zamówień, co pozwala uniknąć stosowania zamówień zakupu.
Dział zakupów może obsługiwać niezależny pakiet oprogramowania do zakupów, chociaż system jest bardziej efektywny, jeśli jest zintegrowany z oprogramowaniem funkcji odbioru i rozrachunku z dostawcami.
Podobne warunki
Kupowanie jest również znane jako zaopatrzenie.
