Definicja kuponu

Voucher to wewnętrzny dokument opisujący i upoważniający do zapłaty zobowiązania dostawcy. Jest najczęściej używany w systemie płatności ręcznych, gdzie jest częścią systemu kontroli. Kupon zawiera zazwyczaj następujące informacje:

• Numer identyfikacyjny dostawcy

• Kwota do zapłaty

• Data, w której należy dokonać płatności

• Rachunki, które zostaną obciążone w celu zarejestrowania zobowiązania

• Wszelkie obowiązujące warunki rabatów za wcześniejszą płatność

• Podpis lub pieczęć zatwierdzenia

Informacje o kuponie można zebrać w pakiet, w którym podstawowy dokument kuponu jest dołączony do faktury dostawcy, dowodu odbioru i zamówienia. Pakiet ten jest przydatny do przechowywania powiązanych dokumentów w jednym miejscu i ułatwia zarówno uzasadnianie, jak i audyt transakcji zobowiązań.

Kupon jest tworzony po otrzymaniu faktury od dostawcy. Jest oznaczany jako „opłacony”, gdy czek lub płatność elektroniczna jest wysyłany do dostawcy, a następnie jest archiwizowany wraz z wszelkimi dokumentami uzupełniającymi.

Jeśli bony są używane do wszystkich zobowiązań, ich sumy można zagregować w celu określenia całkowitej kwoty nieuregulowanych zobowiązań. Ta funkcja nie jest potrzebna w systemie komputerowym, w którym zamiast tego używany jest raport o przeterminowanych zobowiązaniach.

Voucher nie jest tworzony, gdy powstało zobowiązanie (w przypadku braku faktury dostawcy). Ponadto bony nie są używane w procesie płacowym.