Definicja transakcji księgowej
Transakcja księgowa to zdarzenie biznesowe mające wpływ pieniężny na sprawozdania finansowe przedsiębiorstwa. Jest to rejestrowane w księgach rachunkowych firmy. Przykłady transakcji księgowych:
Sprzedaż gotówkowa klientowi
Sprzedaż na kredyt klientowi
Otrzymaj gotówkę w postaci płatności faktury należnej od klienta
Kup środki trwałe od dostawcy
Rejestruj amortyzację środka trwałego w czasie
Kupuj materiały eksploatacyjne od dostawcy
Inwestycja w inny biznes
Inwestycje w zbywalne papiery wartościowe
Angażowanie się w zabezpieczenie w celu złagodzenia skutków niekorzystnej zmiany ceny
Pożycz środki od pożyczkodawcy
Wyemituj dywidendę dla inwestorów
Sprzedaż aktywów stronie trzeciej
Mogą również występować oszukańcze transakcje księgowe, które są zasadniczo dokonywane przez kierownictwo lub personel księgowy. Tych transakcji można uniknąć dzięki zastosowaniu wszechstronnego systemu kontroli.
Każda transakcja księgowa musi być zgodna z równaniem księgowym, które mówi, że każda transakcja musi skutkować aktywami równymi pasywom plus kapitał własny. Na przykład:
Sprzedaż klientowi skutkuje wzrostem należności (aktywa) oraz wzrostem przychodów (pośrednio zwiększa kapitał własny).
Zakup od dostawcy powoduje wzrost kosztów (pośrednio obniża kapitał własny) i zmniejszenie środków pieniężnych (aktywa).
Otrzymanie gotówki od klienta powoduje zwiększenie stanu środków pieniężnych (aktywa) i zmniejszenie należności (aktywa).
Pożyczenie środków od pożyczkodawcy powoduje wzrost środków pieniężnych (aktywa) oraz wzrost zobowiązań z tytułu pożyczek (zobowiązania).
Tak więc każda transakcja księgowa skutkuje zrównoważonym równaniem księgowym.
Transakcje księgowe są rejestrowane bezpośrednio lub pośrednio w zapisie księgowym. Odmiana pośrednia jest tworzona, gdy używasz modułu w oprogramowaniu księgowym do rejestrowania transakcji, a moduł tworzy zapis księgowy za Ciebie. Na przykład moduł rozliczeniowy w oprogramowaniu księgowym obciąży konto należności i zaksięguje konto przychodów za każdym razem, gdy utworzysz fakturę dla klienta.
Jeśli zapis księgowy jest tworzony bezpośrednio w ręcznym systemie księgowym, sprawdź, czy suma wszystkich obciążeń jest równa sumie wszystkich kredytów, w przeciwnym razie transakcja będzie niezbilansowana, co uniemożliwi tworzenie sprawozdań finansowych. Jeśli zapis księgowy zostanie utworzony bezpośrednio w pakiecie oprogramowania księgowego, oprogramowanie odmówi jego przyjęcia, chyba że obciążą równe kredyty.
