Definicja dokumentu źródłowego
Dokument źródłowy to oryginalny dokument zawierający szczegóły transakcji biznesowej. Dokument źródłowy zawiera kluczowe informacje o transakcji, takie jak nazwy zaangażowanych stron, zapłacone kwoty (jeśli istnieją), data i treść transakcji. Dokumenty źródłowe są często identyfikowane unikalnym numerem, dzięki czemu można je rozróżnić w systemie księgowym. Wstępne numerowanie dokumentów jest szczególnie przydatne, ponieważ pozwala firmie zbadać, czy brakuje jakichkolwiek dokumentów.
Po zarejestrowaniu informacji w dokumencie źródłowym w systemie księgowym dokument źródłowy jest indeksowany w celu łatwego dostępu i archiwizowany. Dokumenty wygenerowane w ciągu ostatniego roku są zazwyczaj przechowywane na miejscu, a starsze dokumenty są przechowywane w tańszych zewnętrznych magazynach.
Dokumenty źródłowe mają kluczowe znaczenie dla audytorów, którzy wykorzystują je jako dowód, że zarejestrowane transakcje rzeczywiście miały miejsce. Dokument źródłowy jest również używany przez firmy jako dowód w kontaktach z partnerami biznesowymi, zwykle w odniesieniu do płatności. Przykłady dokumentów źródłowych:
Anulowany czek
Nota kredytowa
Odcinek wpłaty
Raport z wydatków
Faktura
Formularz zapotrzebowania na materiały
Zamówienie
Karta czasu
Paragon sprzedaży
Dla celów dowodowych, elektroniczne obrazy dokumentów źródłowych są generalnie dopuszczalne, chociaż w niektórych przypadkach nadal może być wymagana dokumentacja w formie papierowej.
Zwykle konieczne jest przechowywanie dokumentów źródłowych przez kilka lat. Urząd Skarbowy określa okresy przechowywania niektórych rodzajów dokumentów związanych z listą płac. Jeśli masz jakiekolwiek pytania dotyczące okresu przechowywania dokumentu, skonsultuj się z kompetentnym prawnikiem.