Jak rozliczyć przedpłaty
Przedpłata ma miejsce, gdy firma sprzedająca otrzyma płatność od kupującego, zanim sprzedający wyśle towary lub wyśle usługi kupującemu. Przedpłata może nastąpić w trzech okolicznościach:
Kupujący chce preferowanego traktowania zamówienia
Sprzedawca odmawia udzielenia kupującemu kredytu
Kupujący rozlicza się na zasadzie kasowej i chce wcześniej zaksięgować wydatek, płacąc wcześniej
Rozliczanie przedpłat
Podejmiemy kwestię rozliczania przedpłat z perspektywy zarówno kupującego, jak i sprzedającego.
Perspektywa kupującego . Z punktu widzenia kupującego przedpłata jest księgowana jako obciążenie rachunku przedpłaconych wydatków i uznanie rachunku gotówkowego. Gdy pozycja opłacona z góry zostanie ostatecznie zużyta, zostanie obciążone odpowiednie konto wydatków, a konto wydatków opłaconych z góry zostanie uznane. Kupujący mogą nadużywać konta wydatków opłaconych z góry, co powoduje śledzenie dużej liczby małych pozycji opłaconych z góry. Aby uniknąć kosztów śledzenia zbyt wielu pozycji, księgowanie przedpłaty powinno być stosowane tylko wtedy, gdy przedpłata przekracza określoną minimalną kwotę progową; wszystkie inne wydatki należy zaliczyć w koszty, nawet jeśli nie zostały jeszcze wykorzystane.
Perspektywa sprzedawcy . Z punktu widzenia sprzedawcy przedpłata jest rejestrowana jako uznanie na rachunku zobowiązań z tytułu przedpłat oraz obciążenie rachunku pieniężnego. Kiedy przedpłacone zamówienie klienta zostanie ostatecznie wysłane, konto przedpłaty zostanie obciążone, a odpowiednie konto przychodów zostanie uznane. Zwykle jest niewiele przedpłat, więc te pozycje można stosunkowo łatwo śledzić.
Krótko mówiąc, przedpłata jest rejestrowana jako składnik aktywów przez kupującego i jako zobowiązanie sprzedawcy. Pozycje te są zwykle wykazywane odpowiednio jako aktywa obrotowe i zobowiązania krótkoterminowe w bilansie każdej ze stron, ponieważ zazwyczaj są one rozwiązywane w ciągu jednego roku.
Na przykład firma płaci 12 000 USD z góry za reklamę internetową, która potrwa cały rok. Firma początkowo obciąża całą kwotę z przedpłaconego konta wydatków, a następnie obciąża konto wydatków w wysokości 1000 USD w każdym kolejnym miesiącu, aby odzwierciedlić wykorzystanie tych wydatków. Przedpłacony składnik aktywów jest eliminowany na koniec roku.
Jako inny przykład, firma zajmująca się pługiem śnieżnym otrzymuje od klienta zaliczkę w wysokości 10 000 USD w zamian za zaoranie swojego parkingu w każdym z następnych czterech miesięcy. Firma zajmująca się orką początkowo rejestruje pokwitowanie jako zobowiązanie, a następnie w sposób proporcjonalny przenosi kwotę na konto przychodów w wysokości 2500 USD miesięcznie w każdym z kolejnych czterech miesięcy.