Elastyczny budżet
Elastyczny przegląd budżetu
Elastyczny budżet dostosowuje się do zmian rzeczywistych dochodów. Rzeczywiste przychody lub inne miary działań są wprowadzane do elastycznego budżetu po zakończeniu okresu rozliczeniowego i generuje budżet, który jest właściwy dla nakładów. Następnie budżet porównuje się z rzeczywistymi wydatkami do celów kontrolnych. Kroki potrzebne do skonstruowania elastycznego budżetu to:
Zidentyfikuj wszystkie koszty stałe i rozdziel je w modelu budżetu.
Określ zakres, w jakim zmieniają się wszystkie koszty zmienne wraz ze zmianą miar działalności.
Utwórz model budżetu, w którym koszty stałe są „na stałe zakodowane” w modelu, a koszty zmienne są podawane jako procent odpowiednich miar działań lub jako koszt na jednostkę miary działania.
Wprowadź miary rzeczywistej aktywności do modelu po zakończeniu okresu księgowego. Powoduje to aktualizację kosztów zmiennych w elastycznym budżecie.
Wprowadź wynikowy elastyczny budżet na zakończony okres do systemu księgowego w celu porównania z rzeczywistymi wydatkami.
To podejście różni się od bardziej powszechnego budżetu statycznego, który zawiera tylko stałe kwoty, które nie różnią się od rzeczywistych poziomów dochodów. Budżet w porównaniu z rzeczywistymi raportami w ramach elastycznego budżetu mają tendencję do generowania odchyleń, które są znacznie bardziej istotne niż te generowane w ramach budżetu statycznego, ponieważ zarówno budżetowane, jak i rzeczywiste wydatki są oparte na tej samej miary działania. Oznacza to, że rozbieżności będą prawdopodobnie mniejsze niż w przypadku budżetu statycznego, a także będą bardzo przydatne.
Można stworzyć elastyczny budżet o różnym poziomie zaawansowania. Oto kilka odmian tej koncepcji:
Podstawowy elastyczny budżet . Mówiąc najprościej, elastyczny budżet zmienia te wydatki, które zmieniają się bezpośrednio w zależności od dochodów. W modelu zazwyczaj wbudowany jest procent, który jest mnożony przez rzeczywiste przychody, aby ustalić, jakie wydatki powinny być na określonym poziomie przychodów. W przypadku kosztu sprzedanych towarów można zastosować koszt jednostkowy, a nie procent sprzedaży.
Pośredni, elastyczny budżet . Niektóre wydatki różnią się w zależności od innych miar działalności niż dochody. Na przykład koszty połączeń telefonicznych mogą się zmieniać wraz ze zmianami w liczbie pracowników. Jeśli tak, można zintegrować te inne miary działań w elastycznym modelu budżetu.
Zaawansowany elastyczny budżet . Wydatki mogą się zmieniać tylko w określonych zakresach przychodów lub innych działań; poza tymi przedziałami może obowiązywać inna proporcja wydatków. Zaawansowany, elastyczny budżet zmieni proporcje tych wydatków, jeśli pomiary, na których są one oparte, przekroczą ich docelowe zakresy.
Krótko mówiąc, elastyczny budżet daje firmie narzędzie do porównywania wyników rzeczywistych z budżetowymi na wielu poziomach działalności.
Zalety elastycznego budżetowania
Elastyczny budżet to atrakcyjna koncepcja. Oto kilka zalet:
Wykorzystanie w środowisku o zmiennych kosztach . Elastyczny budżet jest szczególnie przydatny w przedsiębiorstwach, w których koszty są ściśle powiązane z poziomem działalności biznesowej, na przykład w handlu detalicznym, w którym koszty ogólne można wyodrębnić i traktować jako koszt stały, podczas gdy koszt towarów jest bezpośrednio powiązany z przychodami.
Pomiar wydajności . Ponieważ elastyczny budżet restrukturyzuje się w oparciu o poziomy aktywności, jest dobrym narzędziem do oceny wyników menedżerów - budżet powinien ściśle odpowiadać oczekiwaniom na dowolnej liczbie poziomów działalności.
Efektywność budżetowania . Elastyczne budżetowanie można wykorzystać w celu łatwiejszej aktualizacji budżetu, w przypadku którego dane dotyczące przychodów lub innych działań nie zostały jeszcze sfinalizowane. W ramach tego podejścia menedżerowie zatwierdzają wszystkie wydatki stałe, jak również wydatki zmienne, jako odsetek przychodów lub innych miar działalności. Następnie personel budżetowy uzupełnia pozostałą część budżetu, która przepływa przez formuły w elastycznym budżecie i automatycznie zmienia poziomy wydatków.
Te punkty sprawiają, że elastyczny budżet jest atrakcyjnym modelem dla zaawansowanych użytkowników budżetu. Jednak przed podjęciem decyzji o przejściu na budżet elastyczny należy rozważyć następujące kwestie wyrównawcze.
Wady elastycznego budżetowania
Na początku elastyczny budżet wydaje się być doskonałym sposobem rozwiązania wielu problemów nieodłącznie związanych z budżetem statycznym. Jest z nim jednak również szereg poważnych problemów, które omawiamy w następujących punktach:
Receptura . Chociaż budżet elastyczny jest dobrym narzędziem, jego sformułowanie i administrowanie może być trudne. Jednym z problemów związanych z jego sformułowaniem jest to, że wiele kosztów nie jest w pełni zmiennych, zamiast tego mają stały składnik kosztu, który należy obliczyć i uwzględnić w formule budżetu. Ponadto opracowywanie formuł kosztów może zająć dużo czasu, co oznacza więcej czasu, niż ma do dyspozycji typowy personel budżetowy w trakcie procesu budżetowania.
Opóźnienie zamknięcia . Elastycznego budżetu nie można wstępnie załadować do oprogramowania księgowego w celu porównania ze sprawozdaniami finansowymi. Zamiast tego księgowy musi poczekać do zakończenia okresu sprawozdawczego, a następnie wprowadzić przychody i inne miary działań do modelu budżetu, wyodrębnić wyniki z modelu i załadować je do oprogramowania księgowego. Dopiero wtedy możliwe jest wydawanie sprawozdań finansowych zawierających informacje budżetowe a rzeczywiste, co opóźnia wydanie sprawozdania finansowego.
Porównanie przychodów . W elastycznym budżecie nie ma porównania dochodów zapisanych w budżecie z rzeczywistymi dochodami, ponieważ te dwie liczby są takie same. Model ma na celu dopasowanie rzeczywistych wydatków do spodziewanych wydatków, a nie porównywanie poziomów przychodów. Nie ma sposobu, aby podkreślić, czy rzeczywiste przychody są powyżej lub poniżej oczekiwań.
Możliwość zastosowania . Niektóre firmy mają tak niewiele kosztów zmiennych, że tworzenie elastycznego budżetu nie ma sensu. Zamiast tego mają ogromną ilość stałych kosztów ogólnych, które nie zmieniają się w odpowiedzi na jakikolwiek rodzaj działalności. Na przykład rozważmy sklep internetowy, który pobiera oprogramowanie dla swoich klientów; na utrzymanie sklepu wymagana jest określona kwota wydatków i zasadniczo nie ma kosztów sprzedanych towarów, poza opłatami za kartę kredytową. W tej sytuacji nie ma sensu budowanie elastycznego budżetu, ponieważ nie będzie on różnił się od budżetu statycznego.
Krótko mówiąc, elastyczny budżet wymaga dodatkowego czasu na skonstruowanie, opóźnia wydawanie sprawozdań finansowych, nie mierzy odchyleń dochodów i może nie mieć zastosowania w niektórych modelach budżetowych. Są to poważne problemy, które zwykle ograniczają jego użycie.
