Kroki w przygotowaniu budżetu
Wiele organizacji przygotowuje budżety, które wykorzystują jako metodę porównania przy ocenie ich rzeczywistych wyników w następnym roku. Proces tworzenia budżetu powinien być bardzo reglamentowany i przebiegać zgodnie z ustalonym harmonogramem, tak aby gotowy budżet był gotowy do wykorzystania na początku następnego roku obrotowego. Oto podstawowe kroki, które należy wykonać podczas przygotowywania budżetu:
Zaktualizuj założenia budżetowe . Przejrzyj założenia dotyczące środowiska biznesowego firmy, które były podstawą ostatniego budżetu, i zaktualizuj je w razie potrzeby.
Przejrzyj wąskie gardła . Określ poziom przepustowości głównego wąskiego gardła, które powstrzymuje firmę przed generowaniem dalszej sprzedaży, i określ, jak wpłynie to na dodatkowy wzrost przychodów firmy.
Dostępne finansowanie . Określ najbardziej prawdopodobną kwotę finansowania, która będzie dostępna w okresie budżetowym, co może ograniczyć plany rozwoju.
Punkty kosztujące etap . Określić, czy jakiekolwiek koszty etapowe zostaną poniesione w trakcie prawdopodobnego zakresu działalności gospodarczej w nadchodzącym okresie budżetowym oraz zdefiniować wysokość tych kosztów i na jakich poziomach działalności będą poniesione.
Utwórz pakiet budżetowy . Skopiuj dalej podstawowe instrukcje budżetowania z pakietu instrukcji używanego w poprzednim roku. Zaktualizuj go, uwzględniając rzeczywiste wydatki poniesione od początku roku w bieżącym roku, a także podaj te informacje w ujęciu rocznym za cały bieżący rok. Dodaj komentarz do pakietu, podając informacje o kosztach etapów, wąskie gardła i oczekiwane ograniczenia finansowania na nadchodzący rok budżetowy.
Wydaj pakiet budżetowy . W miarę możliwości wydaj osobiście pakiet budżetowy i odpowiadaj na pytania odbiorców. Podaj również termin pierwszego projektu pakietu budżetowego.
Uzyskaj prognozę przychodów . Uzyskaj prognozę przychodów od kierownika sprzedaży, potwierdź ją u dyrektora generalnego, a następnie przekaż ją innym kierownikom działów. Wykorzystują informacje o dochodach jako podstawę do tworzenia własnych budżetów.
Uzyskaj budżety działów . Uzyskaj budżety ze wszystkich działów, sprawdź, czy nie ma błędów i porównaj z ograniczeniami dotyczącymi wąskiego gardła, finansowania i kosztów krokowych. W razie potrzeby dostosuj budżety.
Uzyskaj wnioski dotyczące budżetu kapitałowego . Zatwierdź wszystkie wnioski dotyczące budżetu kapitałowego i prześlij je do wyższego kierownictwa z komentarzami i zaleceniami.
Zaktualizuj model budżetu . Wprowadź wszystkie informacje o budżecie do głównego modelu budżetu.
Przejrzyj budżet . Spotkaj się z kierownictwem wyższego szczebla, aby przejrzeć budżet. Podkreśl możliwe problemy z ograniczeniami i wszelkie ograniczenia spowodowane problemami z finansowaniem. Zanotuj wszystkie uwagi zgłoszone przez zespół zarządzający i przekaż te informacje z powrotem do twórców budżetu z prośbą o zmianę ich budżetów.
Przetwarzaj iteracje budżetu . Śledź zaległe żądania zmiany budżetu i aktualizuj model budżetu o nowe iteracje, gdy tylko się pojawią.
Wydaj budżet . Utwórz powiązaną wersję budżetu i roześlij ją do wszystkich autoryzowanych odbiorców.
Załaduj budżet . Załaduj informacje o budżecie do oprogramowania finansowego, aby móc generować budżet w porównaniu z rzeczywistymi raportami.
Liczba podanych tutaj kroków może być nadmierna w przypadku mniejszej firmy, w której może być zaangażowana tylko jedna osoba. Jeśli tak, liczbę kroków można znacznie zmniejszyć, do tego stopnia, że wstępny budżet może zostać przygotowany w ciągu jednego lub dwóch dni.