Księga należności

Księga należności to księga podrzędna, w której rejestrowana jest cała sprzedaż kredytowa dokonana przez firmę. Przydaje się do wyodrębnienia w jednym miejscu ewidencji wszystkich kwot zafakturowanych klientom, a także wszystkich wystawionych im not kredytowych i (rzadziej) not debetowych oraz wszystkich płatności dokonanych na podstawie faktur przez nich. Saldo końcowe księgi należności jest równe łącznej kwocie niezapłaconych należności.

Typowa transakcja wprowadzona do księgi należności spowoduje zarejestrowanie należności, po której w późniejszym terminie nastąpi transakcja płatnicza od klienta, która eliminuje należności na koncie. Jeśli klient nie zapłaci pełnej kwoty faktury, może zostać zarejestrowana nota kredytowa w celu wyeliminowania salda rezydualnego.

Jeśli prowadzisz ręczny zapis księgi należności, może on zawierać znacznie więcej informacji. Pola danych w ręcznie przygotowanej księdze mogą zawierać następujące informacje dla każdej transakcji:

  • Data faktury

  • Numer faktury

  • Nazwa klienta

  • Kod identyfikacyjny sprzedanego przedmiotu

  • Podatek od sprzedaży

  • Całkowita rozliczona kwota

  • Flaga płatności (wskazuje, czy zapłacono, czy nie)

Podstawowym dokumentem zarejestrowanym w księdze należności jest faktura dla odbiorcy. Ponadto, jeśli przyznasz klientowi kredyt zwrotny na takie pozycje, jak towary zwrócone lub przedmioty uszkodzone w transporcie, wówczas również odnotowujesz fakturę korygującą w księdze. Dodatkowa opłata dla klienta może pojawić się w nocie debetowej (lub na oddzielnej fakturze).

Informacje w księdze należności są okresowo agregowane (od dziennych do miesięcznych) i księgowane na koncie w księdze głównej, znanym jako konto zbiorcze. Konto kontrolne księgi należności służy do zapobiegania zaśmiecaniu księgi głównej ogromną ilością informacji, które są zwykle przechowywane w księdze należności. Natychmiast po zaksięgowaniu saldo na rachunku zbiorczym powinno odpowiadać saldowi w księdze rozrachunków. Ponieważ na koncie zbiorczym nie są przechowywane żadne szczegółowe transakcje, każdy, kto chce zbadać transakcje dotyczące faktur klientów i faktur korygujących, będzie musiał przejść od konta kontrolnego do księgi należności, aby je znaleźć.

Przed zamknięciem ksiąg i wygenerowaniem sprawozdań finansowych na koniec okresu obrachunkowego, należy wypełnić wszystkie zapisy w księdze należności, zamknąć księgę za ten okres i zaksięgować sumy z księgi należności w księdze głównej. Te kroki są wykonywane automatycznie w niektórych pakietach oprogramowania księgowego, gdy użytkownik wskazuje, że okres ma zostać zamknięty.

Podobne warunki

Księga należności jest również nazywana podrzędną księgą rozrachunków z odbiorcami lub subkontem rozrachunków z odbiorcami.

Podobne Artykuły