Budżetowanie na podstawie zerowej
Przegląd budżetowania na podstawie zerowej
Budżet o podstawie zerowej wymaga od menedżerów uzasadnienia wszystkich wydatków budżetowych. Jest to sprzeczne z bardziej powszechnym podejściem, które wymaga jedynie uzasadnienia stopniowych zmian w budżecie lub rzeczywistych wyników z poprzedniego roku. Zatem teoretycznie zakłada się, że kierownik ma zerową linię bazową wydatków (stąd nazwa metody budżetowania), niezależnie od tego, jaki był rzeczywisty budżet w poprzednim roku.
W rzeczywistości zakłada się, że kierownik ma minimalną kwotę finansowania podstawowych operacji departamentu, powyżej której dodatkowe finansowanie musi być uzasadnione. Celem tego procesu jest ciągłe ponowne koncentrowanie finansowania na kluczowych celach biznesowych oraz zakończenie lub ograniczenie wszelkich działań, które nie są już związane z tymi celami.
Podstawowy przebieg procesu w ramach budżetowania zerowego to:
Zidentyfikuj cele biznesowe
Twórz i oceniaj alternatywne metody osiągnięcia każdego celu
Oceń alternatywne poziomy finansowania, w zależności od planowanych poziomów wydajności
Ustal priorytety
Koncepcję parowania wydatków w warstwach można również zastosować w odwrotnej kolejności, w której określasz konkretne koszty i inwestycje kapitałowe, które zostaną poniesione, jeśli dodasz dodatkową usługę lub funkcję. W ten sposób kierownictwo może dyskretnie określić dokładną kombinację kosztów przyrostowych i usług dla swojej firmy. Proces ten zazwyczaj skutkuje co najmniej minimalnym poziomem usług, który określa podstawę kosztów, poniżej której nie jest możliwe przejście firmy, wraz z różnymi stopniami usług powyżej minimum.
Zalety budżetowania zerowego
Budżetowanie na podstawie zerowej ma wiele zalet, do których należą:
Analiza alternatyw . Budżetowanie zerowe wymaga, aby menedżerowie określili alternatywne sposoby wykonywania każdej czynności (np. Prowadzenie jej we własnym zakresie lub outsourcing), a także skutki różnych poziomów wydatków. Wymuszając rozwój tych alternatyw, proces ten sprawia, że menedżerowie rozważają inne sposoby prowadzenia działalności.
Inflacja budżetowa . Ponieważ menedżerowie muszą wiązać wydatki z działaniami, jest mniej prawdopodobne, że mogą sztucznie zawyżać swoje budżety - zmiana jest zbyt łatwa do zauważenia.
Komunikacja . Budżet zerowy powinien wywołać poważną debatę w zespole zarządzającym na temat misji firmy i sposobu jej osiągnięcia.
Wyeliminuj niekluczowe czynności . Przegląd budżetu zerowego zmusza menedżerów do decydowania, które działania są najbardziej krytyczne dla firmy. W ten sposób mogą skierować niekluczowe działania do wyeliminowania lub outsourcingu.
Cel misji . Ponieważ koncepcja budżetowania na podstawie zerowej wymaga od menedżerów powiązania wydatków z działaniami, są oni zmuszeni do definiowania różnych zadań swoich działów - które w innym przypadku mogłyby być źle zdefiniowane.
Identyfikacja nadmiarowości . Przegląd może ujawnić, że te same działania są prowadzone przez wiele działów, co prowadzi do eliminacji działalności poza obszarem, na którym kierownictwo chce, aby była skoncentrowana.
Wymagana weryfikacja . Regularne stosowanie budżetowania zerowego zwiększa prawdopodobieństwo, że wszystkie aspekty przedsiębiorstwa będą okresowo badane.
Alokacja zasobów . Jeśli proces jest prowadzony z myślą o ogólnej misji i celach firmy, organizacja powinna w końcu skoncentrować się na silnym ukierunkowaniu funduszy na te obszary, w których są one najbardziej potrzebne.
Krótko mówiąc, wiele zalet budżetowania opartego na zerowej podstawie koncentruje się na silnym, introspekcyjnym spojrzeniu na misję firmy i dokładny sposób, w jaki firma alokuje swoje zasoby, aby osiągnąć tę misję.
Wady budżetowania na podstawie zerowej
Główną wadą budżetowania opartego na zerowej podstawie jest wyjątkowo duży wysiłek wymagany do zbadania i udokumentowania działań działu; jest to trudne zadanie nawet raz w roku, co powoduje, że niektóre podmioty stosują procedurę tylko raz na kilka lat lub w przypadku istotnych zmian w organizacji. Inną alternatywą jest wymóg stosowania budżetowania opartego na zerowej podstawie w sposób ciągły przez różne części przedsiębiorstwa przez kilka lat, tak aby kierownictwo mogło obsłużyć mniej takich przeglądów w ciągu roku. Inne wady to:
Biurokracja . Ciągłe tworzenie budżetu od podstaw od podstaw wymaga ogromnej ilości analiz, spotkań i raportów, a wszystko to wymaga dodatkowego personelu do zarządzania procesem.
Umiejętność gry . Niektórzy menedżerowie mogą próbować przekrzywić swoje raporty budżetowe, aby skoncentrować wydatki na najważniejszych działaniach, zapewniając w ten sposób, że ich budżety nie zostaną zmniejszone.
Niematerialne uzasadnienia . Określenie lub uzasadnienie poziomów wydatków może być trudne w przypadku obszarów działalności, które nie przynoszą „konkretnych” namacalnych rezultatów. Na przykład, jaka jest prawidłowa kwota wydatków marketingowych, a ile należy zainwestować w badania i rozwój?
Czas menadżerski . Przegląd operacyjny wymagany przez budżetowanie według podstawy zerowej wymaga znacznej ilości czasu na zarządzanie.
Szkolenie . Menedżerowie wymagają znacznego przeszkolenia w zakresie procesu budżetowania zerowego, co dodatkowo wydłuża wymagany czas każdego roku.
Zaktualizuj prędkość . Dodatkowy wysiłek wymagany do stworzenia budżetu zerowego sprawia, że jest jeszcze mniej prawdopodobne, że zespół zarządzający będzie stale weryfikował budżet, aby był bardziej odpowiedni dla sytuacji konkurencyjnej.
