Procedura inwentaryzacji
W firmie, która nie ma dokładnych zapisów zapasów, konieczne jest okresowe przeprowadzanie pełnej inwentaryzacji zapasów (tzw. Spis z natury). Odbywa się to zwykle na koniec miesiąca, kwartału lub roku, aby zbiegło się z końcem okresu sprawozdawczego. Jak pokaże poniższa procedura, dokończenie dokładnej inwentaryzacji z natury wymaga wiele wysiłku, dlatego firmy mają tendencję do ograniczania liczby liczeń wykonywanych w ciągu roku. Kroki tego procesu są następujące:
Zamów tagi licznikowe . Zamów wystarczającą liczbę dwuczęściowych znaczników licznikowych dla ilości zapasów, które mają zostać zliczone. Tagi te powinny być kolejno ponumerowane, aby można było je indywidualnie śledzić w ramach procesu liczenia.
Podgląd zapasów . Przejrzyj spis na kilka dni przed zaplanowaną liczbą zapasów. Jeśli brakuje numerów części lub jeśli towary wydają się być w stanie, który byłby trudny do policzenia (np. Nie został zapakowany lub zapakowany w pudełku), powiadom personel magazynu o dokonaniu niezbędnych poprawek.
Zapasy wstępne liczenia . Przejrzyj spis z kilkudniowym wyprzedzeniem i policz wszystkie przedmioty, które można umieścić w zapieczętowanych pojemnikach. Uszczelnij je w pojemnikach i zaznacz ilość na taśmie uszczelniającej. To znacznie ułatwia zadanie liczenia podczas faktycznego liczenia. Jeśli pieczęć zostanie złamana, zespół liczący będzie wiedział, że musi ponownie policzyć zawartość pojemnika.
Uzupełnij dane . Jeśli do zakończenia są jeszcze jakieś transakcje wprowadzania danych, zrób to przed rozpoczęciem inwentaryzacji z natury. Obejmuje to transakcje dotyczące wydań z magazynu, zwrotów do magazynu i przesunięć między lokalizacjami składowania w magazynie.
Powiadom miejsca przechowywania poza lokalizacjami . Jeśli firma ma jakiekolwiek zewnętrzne magazyny lub lokalizacje stron trzecich, które przechowują zapasy firmy w konsygnacji, powiadom je, że powinny policzyć swoje zapasy pod ręką od oficjalnej daty liczenia i przesłać te informacje do kierownika magazynu.
Zamroź czynności magazynowe . Zatrzymaj wszystkie dostawy z magazynu, a także posegreguj wszystkie nowo otrzymane towary tam, gdzie nie będą liczone. W przeciwnym razie zapisy zapasów będą się zmieniać podczas inwentaryzacji, a zatem nie będą całkowicie wiarygodne.
Poinstruuj zespoły liczące . Zbierz dwuosobowe zespoły, aby policzyć inwentarz i poinstruować ich o obowiązkach liczenia. Te obowiązki polegają na tym, że jedna osoba liczy inwentarz, podczas gdy druga osoba zapisuje informacje na etykiecie zliczającej. Jedna kopia etykiety jest umieszczana w ekwipunku, podczas gdy zespół zachowuje drugą kopię.
Tagi wydawania . Urzędnik ds. Inwentaryzacji wydaje zespołom zliczającym bloki znaczników. Każdy zespół jest odpowiedzialny za zwrócenie określonego zakresu liczbowego tagów licznika, niezależnie od tego, czy tagi są używane, czy nie. Utrzymanie kontroli nad wszystkimi znacznikami zliczającymi gwarantuje, że zgubione tagi zostaną szybko zbadane.
Przypisz obszary liczenia . Przypisz konkretny zakres pojemników do każdego zespołu liczącego. Zwróć uwagę na te lokalizacje za pomocą wyróżnienia na mapie magazynu. Inwentarz powinien prowadzić główną listę, które obszary magazynu zostały policzone i które zespoły zostały przypisane do każdego obszaru.
Policz zapasy . Jedna osoba w każdym zespole liczy określony towar w lokalizacji składowania, a następnie druga osoba zaznacza lokalizację składowania, opis przedmiotu, numer części, ilość i jednostkę miary na etykiecie licznika. Zespół umieszcza oryginalną kopię etykiety na pozycji inwentarza i zachowuje kopię.
Zweryfikuj tagi . Po zakończeniu obszaru zliczania, każdy zespół zliczający wraca do sprzedawcy, który sprawdza, czy wszystkie znaczniki zostały zwrócone. Jeśli jest więcej obszarów magazynu do policzenia, przypisz nowy obszar zespołom zliczającym i przydziel im nowe bloki znaczników licznikowych, jeśli to konieczne.
Wprowadź informacje o tagu . Wprowadź informacje o znacznikach liczników do formularza wprowadzania danych online. Po zakończeniu wprowadzania danych wydrukuj raport zawierający wszystkie wprowadzone numery znaczników, posortowane według numerów znaczników i poszukaj luk w numerach. Zbadaj wszelkie znalezione luki w numeracji. Zapewni to, że wszystkie wydane tagi licznikowe zostaną uwzględnione w pliku.
Zbadaj nietypowe wyniki . Ponownie posortuj raport inwentaryzacji na kilka sposobów, aby wyszukać nietypowe informacje i zbadać wpis znacznika powiązany z każdym z nich.
Warto ocenić tę procedurę po każdym liczeniu, aby sprawdzić, czy należy ją zmienić, aby skompensować wszelkie napotkane problemy z liczeniem.
