Procedura przedpłaty
Wydatki opłacone z góry to wydatki, które nie zostały jeszcze skonsumowane, a więc są kapitalizowane przez krótki okres. Poniższa procedura przedstawia spójny sposób obciążania tych pozycji kosztami.
Wstępne ujęcie przedpłaconych wydatków
Podczas kodowania faktur dostawcy do wprowadzenia do systemu księgowego, należy uzyskać pisemną zgodę kontrolera pomocniczego, że faktura powinna być zakodowana jako wydatek z góry. W przeciwnym razie domyślnym zapisem jest zarejestrowanie wydatku jako wydatku.
Sprawdź, czy pozycja, która ma być zakodowana jako wydatek przedpłaty, jest równa lub większa niż minimalny limit kapitalizacji firmy w wysokości ______ USD. Jeśli nie, obciąż go kosztem w bieżącym okresie.
Skopiuj dokumentację związaną z pozycją i zapisz ją w segregatorze z przedpłaconymi wydatkami.
Wprowadź przedpłaconą pozycję w arkuszu rozliczeń przedpłaconych kosztów, odnotowując datę rozpoczęcia i zakończenia okresu amortyzacji, a także kapitalizowaną kwotę, nazwę dostawcy oraz numer faktury dokumentu źródłowego. Dopuszczalna jest tylko amortyzacja liniowa. Jeśli pozycja nie ma być jeszcze amortyzowana, zanotuj przyczynę w arkuszu kalkulacyjnym.
Późniejsza amortyzacja kosztów przedpłaconych
Zweryfikuj wyliczenia amortyzacji w arkuszu rozliczeń przedpłaconych kosztów.
Weź całkowitą amortyzację z arkusza kalkulacyjnego za bieżący okres i wprowadź ją do standardowego zapisu księgowego amortyzacji.
Poproś asystenta kontrolera o potwierdzenie wpisu.
Zaksięguj amortyzację.
Uzgodnienie przedpłaconych wydatków
Na koniec każdego miesiąca wydrukuj szczegóły rachunku wydatków opłaconych z góry.
Dopasuj pozycje na koncie do szczegółów uzupełniających w arkuszu rozliczeń przedpłaconych kosztów.
Jeśli szczegół pomocniczy nie zgadza się ze stanem konta, dostosuj saldo konta za zgodą kontrolera pomocniczego.
Uwaga: Jeśli saldo pozycji przedpłaconej spadnie poniżej wyznaczonego poziomu minimalnego, takiego jak 250 USD, rozważ odpisanie całego pozostałego salda, eliminując w ten sposób potrzebę dalszego śledzenia pozostałej amortyzacji tej pozycji.
