Jak rozpoznać przestarzałe zasoby reklamowe

Najprostszym sposobem identyfikacji przestarzałych zapasów bez systemu komputerowego jest pozostawienie znaczników spisu z natury na wszystkich pozycjach zapasów po zakończeniu rocznej inwentaryzacji. Tagi przyklejone do jakichkolwiek przedmiotów używanych w kolejnym roku zostaną wyrzucone w momencie użycia, pozostawiając tylko najstarsze nieużywane przedmioty, które są nadal oznakowane do końca roku. Następnie możesz zwiedzić magazyn, aby sprawdzić, czy należy dla nich utworzyć rezerwę na starzenie. Jednak tagi mogą spaść lub zostać zerwane z pozycji inwentarza, zwłaszcza jeśli w pobliskich pojemnikach jest duży ruch. Chociaż dodatkowe taśmowanie zmniejszy ten problem, jest prawdopodobne, że z czasem nastąpi utrata tagów.

Nawet prymitywny skomputeryzowany system śledzenia zapasów może zarejestrować ostatnią datę, kiedy określony numer części został usunięty z magazynu w celu produkcji lub sprzedaży. Jeśli tak, łatwo jest skorzystać z narzędzia do tworzenia raportów, aby wyodrębnić i posortować te informacje, czego wynikiem będzie raport zawierający listę wszystkich zapasów, zaczynając od produktów z najstarszą datą „ostatniego użycia”. Sortując raport z najstarszą datą ostatniego użycia wymienioną jako pierwszą, można łatwo uzyskać sortowaną listę elementów wymagających dalszego zbadania pod kątem potencjalnej utraty przydatności. Jednak takie podejście nie daje wystarczającego dowodu na to, że przedmiot nigdy nie będzie ponownie używany, ponieważ może być istotnym komponentem artykułu, który nie został zaplanowany do produkcji w pewnym czasie, lub częścią usługową, na którą popyt jest niski.

Zaawansowana wersja raportu „ostatnio używane” porównuje łączne wycofania zapasów z dostępną kwotą, co samo w sobie może być wystarczającą informacją do przeprowadzenia przeglądu przestarzałości. Zawiera również listę planowanego wykorzystania, która wymaga informacji z systemu planowania zapotrzebowań materiałowych i która informuje o wszelkich przyszłych wymaganiach użycia. Podany jest również koszt rozszerzony dla każdej pozycji, aby dać użytkownikom raportu pewne wyobrażenie o odpisie, który może wystąpić, jeśli pozycja zostanie uznana za przestarzałą.

Jeżeli system komputerowy zawiera zestawienie materiałów, istnieje duże prawdopodobieństwo, że generuje on również raport „w przypadku użycia”, zawierający listę wszystkich zestawień materiałowych, dla których używany jest zapas. Jeśli w raporcie dla artykułu nie ma pozycji „gdzie używane”, prawdopodobnie część nie jest już potrzebna. Raport ten jest najbardziej skuteczny, jeśli listy materiałów są usuwane z systemu komputerowego lub dezaktywowane, gdy tylko produkty są wycofywane z rynku; to wyraźniej ujawnia te elementy ekwipunku, które nie są już potrzebne.

Dodatkowym podejściem do ustalenia, czy część jest przestarzała, jest przegląd zleceń zmian technicznych. Dokumenty te pokazują, że te części są wymieniane na inne, a także kiedy planowana jest wymiana. Następnie możesz przeszukać bazę danych zapasów, aby zobaczyć, ile części wymienianych jest nadal w magazynie, które można następnie zsumować, uzyskując kolejną zmianę ilości przestarzałych zapasów.

Ostatnim źródłem informacji jest przestarzały raport inwentaryzacji z poprzedniego okresu. Księgowi powinni śledzić te pozycje i powiadamiać kierownictwo o tych, w przypadku których nie ma czynności rozporządzania.

Aby którykolwiek z tych systemów przeglądu działał, konieczne jest stworzenie zasad i procedur, a także zaplanowanych terminów przeglądów. W ten sposób istnieje duże prawdopodobieństwo, że przeglądy przestarzałych staną się stałym elementem działalności firmy. W szczególności należy rozważyć nałożoną przez Zarząd politykę przeprowadzania co najmniej kwartalnych przeglądów przestarzałych, co daje kierownictwu możliwość zlokalizowania elementów, zanim staną się zbyt stare, aby można je było zutylizować po rozsądnej cenie. Inna polityka Rady powinna stanowić, że kierownictwo będzie aktywnie poszukiwać i pozbywać się produkcji w toku lub wyrobów gotowych o niedopuszczalnym poziomie jakości. W ten sposób przede wszystkim zapobiega się składowaniu towarów w magazynie.

Powiązane kursy

Rozliczanie zapasów

Jak przeprowadzić audyt zapasów

Zarządzanie zapasami