Stały porządek

Zlecenie stałe to cykliczna autoryzacja zakupu lub zapłaty. Koncepcja może dotyczyć zarówno obszaru zakupów, jak i zobowiązań, gdzie różnice są następujące:

• Zakup . Cykliczne zamówienie zakupu, które można nazwać głównym zamówieniem, jest wystawiane dostawcy, który autoryzuje cykliczne dostawy do kupującego. Umowa ta zazwyczaj określa ceny do zapłacenia i ilości, które mają być dostarczone w określonym okresie zakupu. Sprzedający może być zobowiązany do czekania na wysłanie określonych upoważnień przez kupującego lub po prostu do regularnych dostaw.
• Zobowiązania . Dostawcy otrzymują płatności cykliczne w tej samej wysokości. To podejście jest powszechnie stosowane w przypadku zobowiązań umownych, takich jak miesięczne płatności za ubezpieczenie, czynsz, pożyczki i opłaty parkingowe. Zwykle ma to postać instrukcji dla banku kupującego, aby w regularnych odstępach czasu przekazywał płatności na rachunek bankowy sprzedającego. Informacje o zleceniu stałym są powszechnie zapisywane na formularzu autoryzacji wymaganym przez bank kupującego.

Zlecenia stałe mogą zwiększyć wydajność firmy poprzez replikację zakupów i płatności, zamiast wymagać inicjowania poszczególnych transakcji za każdym razem, gdy trzeba dokonać zakupu lub płatności. Takie postępowanie znacznie zmniejsza ilość związanej z tym papierkowej roboty. Niebezpieczeństwo związane z ich używaniem polega na tym, że mogą trwać zbyt długo, tak że zakupy mogą być kontynuowane, gdy nie są już potrzebne, lub płatności dokonywane, gdy nie ma już takiego obowiązku. W związku z tym terminy wygaśnięcia stałych zleceń muszą być stale monitorowane.

Inną obawą jest to, że każdy rodzaj zlecenia stałego może stworzyć istotne zobowiązanie dla firmy, dlatego należy ściśle ograniczyć liczbę pracowników, którzy są uprawnieni do ich wydawania.