Automatyczna aplikacja gotówki
Kiedy firma otrzymuje codziennie dużą liczbę płatności od klientów, kasjerowi może być dość trudno terminowe rozliczenie rachunków z otwartymi należnościami. Jeśli tak, wpłaty mogą zostać opóźnione. Proces składania wniosków o gotówkę można znacznie skrócić dzięki zastosowaniu automatycznej aplikacji gotówki.
Automatyczna aplikacja gotówkowa wymaga, aby operator skrytki przekazywał firmie dane dotyczące rozpoznawania znaków atramentu magnetycznego (MICR) z każdego czeku otrzymanego w skrytce, a także łączną kwotę płatności. Oprogramowanie aplikacji kasowej korzysta z tabeli decyzyjnej, aby zdecydować, jak zastosować te płatności do otwartych kont należności. Zautomatyzowany proces decyzyjny zazwyczaj obejmuje następujące kroki:
- Dopasuj numer konta bankowego widoczny w informacjach o wartości MICR każdego czeku do właściwego klienta. Dzięki temu uzyskuje się dostęp do prawidłowego rejestru otwartych należności klienta.
- Dopasuj płatności tylko do faktur, w których kwota płatności dokładnie odpowiada kwocie faktury.
- Spośród pozostałych płatności, dopasuj gotówkę tylko do faktur, których kwota w gotówce odpowiada dokładnej kwocie kilku faktur, które właśnie należały do zapłaty.
- Wyrzuć wszystkie pozostałe płatności do ręcznego sprawdzenia.
Tabela decyzyjna może zawierać bardziej wyrafinowane reguły, takie jak zastosowanie gotówki, jeśli kwoty płatności nie obejmują elementów faktury dotyczących kosztów transportu i / lub podatku od sprzedaży. Gdy firma bada płatności wyrzucane przez system, może stopniowo dostosowywać tabelę decyzyjną, aby zwiększać liczbę automatycznych wniosków gotówkowych. Jednak różnorodność dokonywanych potrąceń sprawia, że jest mało prawdopodobne, aby kiedykolwiek udało się całkowicie zautomatyzować proces składania wniosków o gotówkę. Niemniej jednak automatyczne pobieranie gotówki może znacznie poprawić szybkość, z jaką są one pobierane.
Po wykonaniu wniosków kasowych oprogramowanie księguje te płatności do modułu wpływów gotówkowych w oprogramowaniu księgowym firmy. Jeśli system automatycznego podawania gotówki jest aplikacją samodzielną, oznacza to, że aktualizacje muszą być przesyłane do oprogramowania księgowego za pośrednictwem niestandardowego interfejsu.
