Rozliczanie zobowiązań

Księgowanie zobowiązań obejmuje ewidencjonowanie i regulowanie zobowiązań. Jest to podstawowy obszar funkcjonalny, za pośrednictwem którego firma rejestruje wydatki i płaci innym stronom. Najważniejsze zadania w zakresie rozliczania zobowiązań są następujące:

  1. Weryfikacja faktury . Pierwszym krokiem w rozliczeniu zobowiązań jest upewnienie się, że wszystkie faktury przychodzące od dostawców są ważne. Można to zrobić na dwa sposoby. Jedną z opcji jest zatwierdzenie każdej faktury przez upoważnionego pracownika. Inną opcją jest porównanie informacji na każdej fakturze z autoryzującym zamówieniem i dokumentacją odbioru, co nazywa się dopasowaniem trójstronnym. Ponieważ obie opcje są pracochłonne, zwykle nie weryfikuje się faktur zawierających niewielkie kwoty w dolarach.
  2. Rejestracja faktury . Po zweryfikowaniu faktury księgowy wprowadza kwotę należną w oprogramowaniu do obsługi zobowiązań. Wprowadzone informacje obejmują nazwę dostawcy, datę faktury i kwotę faktury. Powiązany zapis księgowy generowany przez oprogramowanie księgowe jest zawsze uznaniem konta rozrachunków z dostawcami. Obciążenie wyrównawcze może dotyczyć rachunku wydatków lub konta aktywów.
  3. Płatność faktury . Kiedy faktura jest wymagana do zapłaty, księgowy ustawia ją do zapłaty za pośrednictwem oprogramowania księgowego. Zwykle oznacza to, że prowadzony jest wstępny rejestr sprawdzający i weryfikowany, aby upewnić się, że wszystkie pozycje zaplanowane do zapłaty rzeczywiście zostaną zapłacone. Jeśli tak, sprawdź, czy papier jest ładowany do drukarki i czeki są drukowane. Informacje pomocnicze są dołączane do każdego czeku, a następnie przekazywane do sygnatariusza czeku, który sprawdza każdy pakiet informacji pod kątem błędów, a następnie podpisuje czeki. Alternatywą jest wysyłanie płatności elektronicznych bezpośrednio na rachunki bankowe dostawców. Po dokonaniu płatności wszystkie informacje dotyczące płatności są zszywane razem i przechowywane według nazwy dostawcy.

Istnieje szereg dodatkowych zadań związanych z księgowaniem zobowiązań, w tym:

  • Okresowo uzgadniaj konto zobowiązań, aby upewnić się, że saldo konta odpowiada faktycznym kwotom należnym dostawcom.
  • Wyślij 1099 formularzy do dostawców po zakończeniu roku kalendarzowego, jeśli łączne płatności na ich rzecz przekroczą kwotę progową.
  • Skontaktuj się z dostawcami, aby upewnić się, że zrealizowali wszystkie wysłane do nich czeki; w przeciwnym razie niezrealizowane kwoty czeków mogą zostać przekazane rządowi stanu jako nieodebrana własność.

Podobne Artykuły