Księgowość płac | Wpisy do dziennika płac

Rozliczanie listy płac obejmuje wszystkie aspekty obliczania i wypłaty odszkodowań pracownikom, w tym wypłaty potrąceń osobom trzecim. Efektem tego procesu jest dokumentowanie wydatków związanych ze wszystkimi rodzajami odszkodowań, a także terminowych wypłat pracownikom. Chociaż niektóre systemy, które zawierają mniej lub bardziej automatyzację, mogą nie obejmować wszystkich tych kroków, następujący przepływ procesu będzie miał zastosowanie do większości systemów płacowych:

  1. Skonfiguruj nowych pracowników . Poproś nowych pracowników o wypełnienie informacji dotyczących listy płac w ramach procesu rekrutacji, takich jak formularz W-4 i formularze ubezpieczenia medycznego, które mogą wymagać potrąceń z wynagrodzenia. Odłóż kopie tych informacji w celu uwzględnienia ich w następnej liście płac.

  2. Zbierz informacje z karty czasu . Pracownicy pobierający pensję nie wymagają zmiany wynagrodzeń wypłacanych za każdą listę płac, ale musisz zebrać i podsumować informacje o godzinach przepracowanych przez pracowników niezwolnionych. Może się to wiązać z koniecznością zeskanowania identyfikatora przez skomputeryzowany zegar.

  3. Sprawdź informacje na karcie czasowej . Podsumuj zebrane właśnie informacje o płacach i poproś przełożonych o sprawdzenie, czy pracownicy prawidłowo zarejestrowali swój czas.

  4. Podsumuj należne wynagrodzenia . Pomnóż liczbę przepracowanych godzin przez stawkę wynagrodzenia dla każdego pracownika, biorąc również pod uwagę wszelkie nadgodziny lub różnice zmianowe.

  5. Wprowadź zmiany pracowników . Pracownicy mogą poprosić o wprowadzenie zmian w swoich wypłatach, zwykle w potrącanych podatkach lub kwotach emerytur. Może być konieczne zarejestrowanie wielu z nich przed obliczeniem podatków, ponieważ ma to wpływ na wysokość wynagrodzeń, do których są stosowane podatki.

  6. Oblicz podatki . Użyj tabel podatkowych IRS, aby określić kwotę podatków, które mają zostać potrącone z wynagrodzenia brutto pracownika.

  7. Oblicz potrącenia z wynagrodzenia . Może istnieć szereg dodatkowych odliczeń od dochodu netto pracownika, w tym potrącenia na ubezpieczenie medyczne, ubezpieczenie na życie, rekompensaty i składki związkowe. Musisz również śledzić kwoty celów dla tych odliczeń, aby zaprzestać odliczeń po osiągnięciu sumy celów.

  8. Odliczaj płatności ręczne . Jeśli dokonano już płatności ręcznych na rzecz pracowników, takich jak zaliczki, odejmij te kwoty od pozostałego wynagrodzenia netto.

  9. Utwórz rejestr płac . Podsumuj informacje o wynagrodzeniach i potrąceniach dla każdego pracownika w rejestrze płac, które możesz następnie podsumować, aby również utworzyć zapis księgowy w celu zarejestrowania listy płac. Ten dokument jest tworzony automatycznie przez wszystkie pakiety oprogramowania do obsługi płac.

  10. Drukuj wypłaty . Wydrukuj wypłaty pracowników, korzystając z informacji z rejestru płac. Zwykle wyszczególnia się wynagrodzenie brutto, potrącenia i wynagrodzenie netto w informacjach o płatnościach, które towarzyszą wypłacie.

  11. Zapłać przelewem . Powiadomić podmiot przetwarzający bezpośrednie depozyty o kwocie wszelkich bezpośrednich wpłat i wydawać pracownikom powiadomienia o przekazaniu tych płatności.

  12. Wystawiaj wypłaty . Miej wypłaty wypłaty dla pracowników, wymagające identyfikacji pracownika, jeśli jest duża liczba pracowników.

  13. Zaliczka na podatek potrącony . Wszystkie potrącone podatki od wynagrodzeń i podatki dopasowane do pracodawcy należy zdeponować w banku upoważnionym do obsługi tych transakcji.

Wpisy do dziennika płac

Podstawowy wpis dziennika dla listy płac to wpis na poziomie podsumowania, który jest kompilowany z rejestru listy płac i który jest zapisywany w arkuszu listy płac lub księdze głównej. Wpis ten zwykle obejmuje obciążenia z tytułu bezpośrednich kosztów pracy, wynagrodzeń i części podatku od wynagrodzeń firmy. Na wielu kontach pojawią się również kredyty, z których każdy będzie wyszczególniał zobowiązania z tytułu niezapłaconych podatków od wynagrodzeń, a także kwoty gotówki już wypłaconej pracownikom za ich wynagrodzenie netto. Podstawowy zapis (przy założeniu braku dalszego podziału obciążeń na poszczególne działy) to:

Podobne Artykuły