Metoda ciągłej inwentaryzacji
PlikMetoda ciągłej inwentaryzacji polega na ciągłej aktualizacji ewidencji zapasów jednostki o najnowsze transakcje sprzedaży i zakupów. Te aktualizacje zazwyczaj obejmują dodatki i odejmowania od zapasów dla takich działań, jak otrzymane pozycje magazynowe, towary sprzedane z magazynu, towary zwrócone i towary pobrane z zapasów do wykorzystania w procesie produkcji. Ta metoda jest standardowym systemem śledzenia zapasów używanym przez każdą organizację, która utrzymuje znaczną inwestycję w zapasy, ponieważ jest potrzebna do zarządzania zapasami w czasie rzeczywistym. Aby skutecznie prowadzić system ciągłej inwentaryzacji, konieczne jest przyjęcie następujących praktyk:
Komputerowa baza danych . W systemie wieczystym najczęściej prowadzi się oddzielny rejestr w celu śledzenia dodawania i usuwania z magazynu dla każdej pozycji zapasów. Chociaż można to zrobić za pomocą ręcznego systemu „karty”, inwentaryzacja dowolnej wielkości wymaga, aby zalew powiązanych transakcji był obsługiwany przez komputerową bazę danych.
Liczenie cykli . Użyj liczenia cykli, aby stale liczyć małe sekcje zasobów reklamowych i badać wszelkie znalezione odchylenia. Jest to doskonała technika utrzymywania dokładności ewidencji zapasów.
Kodowanie lokalizacji . Nie da się przeprowadzić zliczeń cykli, jeśli pracownicy magazynu nie wiedzą, gdzie szukać, dlatego do każdej pozycji magazynowej przypisz kod lokalizacji, w której ma ona być przechowywana. Dopuszczalne jest posiadanie wielu kodów lokalizacji dla jednej pozycji magazynowej.
Ograniczony dostęp . Istnieje znaczna poprawa dokładności ewidencji inwentarza, gdy dostęp do śledzonego inwentarza jest ograniczony, na przykład w przypadku ogrodzenia i zamkniętej bramy. W przeciwnym razie ktoś może zbyt łatwo usunąć towary z magazynu lub przenieść je w inne miejsce.
Podstawowe transakcje stosowane w ramach metody ciągłej inwentaryzacji to:
Nagraj zakup . Jest to obciążenie konta zapasów i uznanie konta zobowiązań.
Nagraj sprzedaż . Jest to obciążenie konta kosztu sprzedanych towarów i uznanie konta zapasów.
Nagraj ruch . Nie ma wpisu do księgi głównej dla przeniesienia lokalizacji między lokalizacjami składowania, chociaż system zarządzania magazynem powinien rejestrować zmianę lokalizacji.
Zapisz korektę ilości . Jest to obciążenie rachunku kosztów sprzedanych towarów lub spadku zapasów i kredyt na koncie zapasów.
Metoda ciągłej inwentaryzacji znacznie różni się od drugiej metody używanej do śledzenia zapasów, która jest nazywana metodą okresowej inwentaryzacji. Metoda okresowa obejmuje zestawienie wszystkich zakupów w okresie rozliczeniowym, przeprowadzenie spisu z natury na koniec okresu, a następnie zastosowanie następującego obliczenia w celu ustalenia kosztu towarów sprzedanych w okresie:
Początkowe zapasy + Zakupy - Końcowe zapasy = Koszt sprzedanych towarów
System okresowej inwentaryzacji polega na posiadaniu dokładnej inwentaryzacji tylko wtedy, gdy wykonywana jest inwentaryzacja z natury. We wszystkich innych przypadkach firma korzystająca z systemu okresowego nie zna dokładnej liczby jednostek, które ma na stanie, co czyni ją gorszą od metody ciągłej inwentaryzacji.