Zarządzanie kosztami

Zarządzanie kosztami to kontrola rzeczywistych lub prognozowanych kosztów poniesionych przez firmę. Najlepiej zastosować to jako sformalizowany proces, wykonując niektóre lub wszystkie z następujących kroków:

• Zbierz informacje o aktualnych i prognozowanych kosztach. Zwykle pochodzi z księgi głównej dla kosztów rzeczywistych, ale informacje można również zebrać za pomocą systemu kalkulacji kosztów opartego na działaniach lub mniej formalnej metodologii gromadzenia danych. Prognozowane koszty pochodzą z porównań z podobnymi projektami lub produktami albo szacunków opartych na prognozowanych zestawieniach materiałów.
• Przejrzyj zebrane informacje, aby sprawdzić, czy koszty można zmniejszyć lub całkowicie uniknąć. Może to obejmować rozdzielenie kosztów na koszty stałe, zmienne i mieszane, przegląd kosztów na linii trendu, analizę wpływu na operacje wąskiego gardła i porównanie kosztów z kosztami firm wzorcowych.
• Raportowanie wyników analizy do kierownictwa wraz z zalecanymi działaniami.
• Ustanowienie kontroli w celu zapewnienia, że ​​zmiany narzucone przez kierownictwo są przestrzegane w zamierzony sposób.
• Monitorowanie wszelkich zmian narzuconych przez kierownictwo w wyniku tej analizy, aby zobaczyć, jak zmiany wpłynęły na profil kosztów działalności.

Jeśli firma próbuje zarządzać kosztami związanymi z przyszłymi działaniami (takimi jak projekt nowego produktu lub budowa nowej siedziby), wówczas czynności związane z zarządzaniem kosztami są nieco inne. Można było wykonać dowolne z następujących czynności:

• Korzystanie z kalkulacji kosztów docelowych do ciągłego szacowania kosztów w miarę dodawania lub odejmowania funkcji w projekcie (zwykle jest to nowy produkt).
• Korzystanie z przeglądów etapów w celu porównania pierwotnie oszacowanych kosztów z faktycznie poniesionymi kosztami. Przeglądy te mogą czasami skutkować całkowitym anulowaniem projektów.

Zarządzanie kosztami może również obejmować prostą funkcję monitorowania, w przypadku której nie ma natychmiastowej potrzeby wprowadzania zmian. W takim przypadku można zastosować następujące podejścia do zarządzania kosztami:

• Wykorzystanie analizy wariancji do podkreślenia wszelkich różnic między poniesionymi kosztami a kosztami budżetowymi.
• Wykorzystanie analizy wyjątków do podkreślenia tylko tych odchyleń od kosztów budżetowych, które przekraczają określony próg.
• Korzystanie z analizy trendów w celu odnotowania długoterminowych zmian niektórych kosztów.

Krótko mówiąc, zarządzanie kosztami to szeroki temat, który obejmuje różnorodne działania związane z gromadzeniem, analizą, raportowaniem i kontrolą danych. Każda firma, która chce zachować rentowność w dłuższej perspektywie, będzie musiała poświęcić znaczną część swojego czasu na zarządzanie kosztami.