Katalog zakupów on-line

Gdy pracownik chce coś kupić, tradycyjnym podejściem jest wypełnienie formularza zapotrzebowania na zakup i wysłanie go do działu zakupów. Dział zakupów bada, gdzie może uzyskać żądany przedmiot po najniższej cenie, a następnie wystawia zamówienie do wybranego klienta. Gdy dostawca dostarczy towary i wystawi fakturę, pracownicy firmy muszą dopasować fakturę do inicjującego zamówienia i dowodu odbioru, a następnie dokonać płatności. Jest to niezwykle uciążliwy proces, którego można uniknąć, korzystając z elektronicznego katalogu zakupów.

Gdy pracownicy mają dostęp do internetowego katalogu zakupów, mogą przeglądać znormalizowaną listę produktów, które zostały wcześniej sprawdzone i zatwierdzone przez personel zakupowy, a także składać zamówienia za pośrednictwem systemu. Następnie system tworzy elektroniczne zamówienie zakupu i przekazuje je do wskazanego dostawcy wraz z wstępnie zatwierdzoną, zbiorczą autoryzacją zakupu. Gdy dostawca przekaże żądane towary do firmy, personel odbierający wywołuje zamówienie na stacji roboczej i sprawdza, czy zamówiony artykuł został zrealizowany. Następnie system oznacza pracowników odpowiedzialnych za zapłacenie dostawcy.

Korzystając z internetowego katalogu zakupów, uzyskuje się następujące korzyści:

• Dokumentacja . Wszystkie dokumenty używane w firmie do składania wniosków, zamawiania i opłacania zakupów są eliminowane.
• Skoncentrowane zakupy . Większość zakupów kierowana jest do niewielkiej liczby wstępnie wybranych dostawców, co oznacza, że ​​firma może kwalifikować się do rabatów ilościowych.

Jednak do skonfigurowania zakupów on-line może być wymagane pewne programowanie systemu, a ogólne zamówienia należy skonfigurować z wyprzedzeniem, co sprawia, że ​​jest to mniej opłacalne rozwiązanie dla mniejszych firm. Sprawdza się również najlepiej przy zakupach okazjonalnych, a nie przy zakupie surowców, co może wymagać bardziej szczegółowego systemu zarządzania materiałami.