Sprawdź płatności faksem

Wyciągnięcie płatności czekiem od klienta może być niezwykle trudne, zwłaszcza jeśli sprzedawca chce natychmiastowej dostawy, która będzie kosztować klienta opłatę za dostawę z dnia na dzień. Alternatywą jest wysłanie klientowi faksem lub e-mailem zeskanowanego obrazu wypełnionego i podpisanego czeku do sprzedawcy, a następnie wykonanie następujących czynności:

• Uzyskaj oprogramowanie do drukowania czeków, które jest dostępne w wielu firmach (wyszukaj hasło „oprogramowanie do czeków” w wyszukiwarce internetowej).
• Wprowadź informacje z sprawdzenia do oprogramowania.
• Wydrukuj czek za pomocą papieru zabezpieczającego czek, który można kupić w lokalnym sklepie z artykułami biurowymi. Używaj standardowego atramentu do drukarek, a nie specjalnego atramentu do rozpoznawania znaków atramentu magnetycznego (MICR) używanego przez banki. Oprogramowanie do drukowania czeków będzie zawierać następujący tekst zamiast wiersza podpisu:

PODPIS NIE JEST WYMAGANY

Odbiorca zwolnienia z płatności za ten dokument

Brak indosu gwarantuje bank odbiorcy.

• Zdeponuj czek w banku firmy. Może to wymagać ręcznego przetwarzania przez kasjera bankowego, ponieważ skanery czeków banku nie wykryją żadnego kodu MICR na czeku.
• Zachowaj kopię czeku przesłanego faksem lub e-mailem jako dowód autoryzacji płatności przez klienta.

Alternatywą jest uzyskanie przez telefon wymaganych informacji dotyczących płatności czekiem, ale takie postępowanie nie stanowi dowodu na to, że klient zgodził się na dokonanie płatności. Łatwiej też o pomyłkę zapisując informacje uzyskane przez telefon. W związku z tym takie podejście nie jest zalecane.

Inną opcją jest wysłanie klientowi formularza do wypełnienia, który zawiera wszystkie informacje zwykle znajdujące się na czeku, a także wiersz podpisu autoryzującego. Powinien mu towarzyszyć unieważniony czek, aby sprzedawca mógł wskazać numer czeku.

Końcowym rezultatem tego procesu jest całkowita eliminacja „float” poczty z procesu pobierania. Takie podejście jest czasochłonne, ale nie wiąże się z żadnymi kosztami dla klienta, który może uznać je za atrakcyjną alternatywę w porównaniu do płacenia za dostawę z dnia na dzień.

Jeśli zdecydujesz się skorzystać z tej metody zbierania środków, pamiętaj, aby w pełni udokumentować podjęte kroki, a także upoważnienie udzielone przez klienta, aby mieć dostęp do dowodu na wypadek, gdyby klient kiedykolwiek zakwestionował płatność.