Proces akceptacji faktury

W procesie rozliczania zobowiązań należy w miarę możliwości unikać zatwierdzeń. Czekanie na zatwierdzenie faktury przez menedżera wiąże się z poważnym wąskim gardłem, dlatego należy korzystać z jak największej liczby innych alternatyw. Na przykład:

• Użyj zamówienia jako zatwierdzenia . Jeśli dział zakupów wystawił już zamówienie zakupu, to samo zamówienie powinno być wystarczającym dowodem na opłacenie faktury.

• Eliminacja zatwierdzeń dla małych ilości . Ustal próg kwoty faktury, poniżej której nie ma potrzeby zatwierdzania.

• Użyj negatywnych zatwierdzeń . Wyślij kopię faktury do osoby zatwierdzającej z instrukcjami, aby odpowiedzieć tylko wtedy, gdy wystąpi problem z fakturą. Pracownicy odpowiedzialni za zobowiązania przyjmą, że wszystkie inne faktury zostały zatwierdzone domyślnie.

• Uzyskaj zgody osobiście . Jeśli jest to absolutnie konieczne do uzyskania akceptacji, poproś księgowego o doręczenie faktury, odpowiedz na pytania osoby zatwierdzającej i przynieś podpisaną fakturę. Jest to czasochłonne, ale zapewnia terminowy zwrot faktur.