Szablon księgi głównej

Księga główna to plik składający się z kont używanych do rejestrowania transakcji biznesowych organizacji. Księga główna ma specjalnie zdefiniowany szablon, który służy do organizowania niezliczonych transakcji, które mogą być przechowywane w pliku. Szablon może się nieco różnić w zależności od pakietu oprogramowania księgowego, ale zwykle zawiera następujące pola:

• Numer konta . Jest to główny desygnator konta. Istnieje wiele możliwych konfiguracji numeru konta, na przykład dwie cyfry kodu firmy, dwie dodatkowe cyfry kodu działu w każdej firmie i trzy kolejne cyfry dla określonego składnika aktywów, zobowiązania, kapitału własnego, przychodów lub kosztów w każdej departament.

• Nazwa konta . To jest nazwa każdego konta. Zwykle jest umieszczany w oddzielnym pliku i pojawia się automatycznie w księdze głównej po wprowadzeniu numeru konta.

• Debet . Jest to pole, w którym dokonywana jest część debetowa wpisu.

• Kredyt . Jest to pole, w którym dokonywana jest część kredytowa wpisu.

• Numer transakcji . Numer transakcji jest wprowadzany jako część każdej transakcji, być może także z identyfikatorem opisującym rodzaj rejestrowanej czynności. Na przykład, numer transakcji zapisów księgowych może być poprzedzony znakiem „JE”, podczas gdy pokwitowanie wprowadzane za pośrednictwem systemu wpływów gotówkowych może być poprzedzone literą „CR”.

• Sumy . Na dole każdego szczegółu konta znajduje się wiersz sum, zawierający sumę debetu i sumę kredytu na dzień księgi głównej. Po prawej stronie innych pól księgi głównej może być również obliczona suma bieżąca, podająca końcowe saldo konta dla każdej transakcji.

Większość ksiąg głównych umożliwia również wprowadzanie informacji budżetowych. Informacje te mogą być przechowywane w oddzielnym pliku i pojawiają się w sprawozdaniach finansowych tylko wtedy, gdy sprawozdania używają formatu budżetu, a nie faktycznego.