Rodzaje błędów inwentaryzacyjnych
Błędy zapasów mogą spowodować, że końcowe saldo zapasów będzie nieprawidłowe, co z kolei wpływa na koszt sprzedanych towarów i zyski. Biorąc pod uwagę poważny wpływ błędów inwentaryzacji na sprawozdania finansowe, należy być świadomym rodzajów błędów, które mogą wystąpić w systemie inwentaryzacji. Oto kilka typowych błędów, o których należy pamiętać:
Nieprawidłowa liczba jednostek . Być może najbardziej oczywistym błędem jest to, że fizyczna inwentaryzacja zapasów jest niepoprawna, co skutkuje zbyt dużą lub zbyt małą ilością zapasów, która następnie jest przekładana na błąd wyceny po pomnożeniu jej przez koszt jednostkowy.
Nieprawidłowa jednostka miary . Dzieje się tak, gdy liczysz pewną ilość i wprowadzasz ją do ewidencji księgowej, ale wyznaczona jednostka miary w pliku głównym pozycji dla tego towaru różni się od założonej. Tak więc możesz liczyć w ilościach jednostkowych, ale jednostka miary w komputerze jest ustawiona na dziesiątki, więc twoja ilość jest teraz niepoprawna o współczynnik dwunastokrotnie. Inne odmiany używają cali zamiast centymetrów lub uncji zamiast funtów.
Nieprawidłowy koszt standardowy . W standardowym systemie wyceny koszt standardowy towaru jest przechowywany w pliku głównym pozycji. Jeśli nikt nie dostosuje tej liczby do rzeczywistych kosztów, zapasy zostaną wycenione po koszcie, który nie odpowiada rzeczywistym kosztom.
Nieprawidłowe rozmieszczenie zapasów . W przypadku korzystania z systemu warstw zapasów, takiego jak FIFO lub LIFO, system musi przypisać koszt do towaru na podstawie warstwy zapasów, w której się znajduje. Możliwe są tutaj błędy systemowe. Jeśli robisz to ręcznie, możesz założyć dużą część błędów operatora.
Nieprawidłowy numer części . Możesz założyć, że coś, co liczysz, ma określony numer części i przypisze liczbę zapasów do tego numeru części w systemie komputerowym. Ale co, jeśli naprawdę ma inny numer części? Wtedy właśnie popełniłeś podwójny błąd polegający na narzuceniu prawidłowego liczenia na niewłaściwą część i nie przypisaniu żadnego zliczenia do prawidłowego numeru części.
Błąd regulacji liczenia cykli . Licznik cykli może znaleźć błąd w inwentaryzacji i dokonać korekty w zapisach księgowych, aby go naprawić. Jest to problem, jeśli istnieje już wpis, który nie został jeszcze wysłany do systemu i który już naprawiłby „błąd”. To opóźnienie transakcyjne może powodować poważne problemy, gdy istnieje aktywny system liczenia cykli.
Zapasy należące do klienta . Klienci mogą mieć część swoich zapasów w Twojej lokalizacji, więc możesz omyłkowo policzyć je tak, jakby były to Twoje własne zapasy.
Zapasy konsygnacyjne . Możesz mieć zapasy w komisie u sprzedawców detalicznych i zapomnieć je policzyć.
Niewłaściwe odcięcie . Zapasy mogą dotrzeć do doku odbiorczego podczas fizycznego liczenia, więc należy je uwzględnić w liczeniu. Problem w tym, że odpowiednia faktura dostawcy mogła jeszcze nie dotrzeć do działu księgowości, więc właśnie zarejestrowałeś zapasy, dla których nie ma kosztów.
Przenieś nierównowagę . System zapasów można skonfigurować tak, aby wymagał zmniejszenia ilości zapasów w jednym dziale i osobnego zwiększenia ilości zapasów w innym dziale podczas przenoszenia zapasów wewnątrz firmy. Jeśli zrobisz jedno, ale nie zrobisz drugiego, albo masz ten sam element zapasów zgłoszony w dwóch miejscach jednocześnie, albo w ogóle go nie ma.
Nieprawidłowe usuwanie złomu z płukania wstecznego . Płukanie wsteczne polega na zmniejszeniu sald w rekordach zapasów na podstawie liczby jednostek wyprodukowanych wyrobów gotowych. Opiera się na założeniu, że standardowe ilości komponentów podane w zestawieniu komponentów są prawidłowe; jednak jeśli złom i zepsucie są różne, wówczas nieprawidłowe ilości jednostkowe zostaną zwolnione z ewidencji zapasów. Potrzebujesz doskonałego systemu zgłaszania złomu, aby złagodzić ten problem.
Jeżeli błąd inwentarza spowodował wzrost zarejestrowanej kwoty zapasów końcowych, oznacza to, że koszt sprzedanych towarów jest zaniżony, a zyski są zawyżone. I odwrotnie, jeśli błąd inwentarza spowodował zmniejszenie zarejestrowanej kwoty końcowych zapasów, oznacza to, że koszt sprzedanych towarów jest zawyżony, a zyski są zaniżone.
