Procedury dotyczące środków trwałych

Procedura uznania majątku

Jednym z obszarów, w którym procedura może być całkiem przydatna, jest wstępne ujęcie środka trwałego w systemie księgowym, ponieważ jest to stosunkowo skomplikowana transakcja. Poniżej przedstawiono procedurę zakończenia procesu rozpoznawania aktywów:

1. Określ jednostkę bazową . Określ jednostkę podstawową zasobu. To określenie opiera się na wielu czynnikach, takich jak to, czy okresy użytkowania różnych składników składnika aktywów znacznie się różnią, na jakim poziomie preferujesz fizyczne śledzenie składnika aktywów oraz opłacalność śledzenia aktywów na różnych poziomach szczegółowości .
2. Koszt kompilacji . Oblicz całkowity koszt jednostki podstawowej. Jest to koszt poniesiony na nabycie jednostki podstawowej i doprowadzenie jej do stanu i miejsca, w którym ma być używany. Działania te mogą obejmować budowę jednostki podstawowej, koszty zakupu oraz powiązane czynności administracyjne i techniczne.
3. Dopasuj do limitu wielkich liter . Określ, czy całkowity koszt jednostki podstawowej przekracza limit kapitalizacji przedsiębiorstwa. Jeśli tak się nie stanie, należy obciążyć wydatek kosztem w momencie poniesienia. W przeciwnym razie przejdź do następnego kroku.
4. Przypisz do klasy aktywów . Przypisz jednostkę bazową do najbardziej odpowiedniej klasy aktywów, dla której istnieje kategoria księgi głównej (na przykład meble i wyposażenie, wyposażenie biurowe lub pojazdy).
5. Utwórz wpis do dziennika . Utwórz zapis księgowy, który obciąża konto aktywów odpowiednią klasą aktywów i uznaje konto wydatków, na którym pierwotnie przechowywano koszt jednostki podstawowej.

Procedura tworzenia ewidencji środków trwałych

Dokładne typy informacji rejestrowanych dla środka trwałego będą się różnić w zależności od firmy, co oznacza, że ​​może zaistnieć potrzeba dostosowania następującej procedury. Poniższa przykładowa procedura jest przeznaczona do ewidencjonowania środka produkcyjnego.

1. Utwórz rekord . Utwórz nowy rekord dla zasobu i przypisz mu kolejny kolejny numer rekordu. W przypadku rejestracji w systemie komputerowym oprogramowanie przypisze numer rekordu. Jeśli nie, zrobi to księgowy środka trwałego.
2. Napisz opis . Opisz zasób w jednym zdaniu. Jeśli ten zasób jest podobny do innych zasobów firmy, użyj tego samego formatu opisu. W przeciwnym razie rozważ użycie opisu dostarczonego przez producenta.
3. Wprowadź numer znacznika . Wypisz numer na dostarczonej przez firmę etykiecie (jeśli występuje) przymocowanej do urządzenia. Jeśli nie użyto żadnego tagu, wpisz „Brak tagu”.
4. Wprowadź numer seryjny . Wprowadź numer seryjny dostarczony przez producenta na urządzeniu. Jeśli nie możesz znaleźć numeru seryjnego, skontaktuj się z producentem, aby dowiedzieć się, gdzie powinien się znajdować. Jeśli nie ma numeru seryjnego, wpisz „Brak numeru seryjnego”.
5. Zwróć uwagę na lokalizację aktywów . Zwróć uwagę na lokalizację zasobu. Tam, gdzie to możliwe, określ lokalizację przynajmniej według budynku, a najlepiej według pomieszczeń. Jeśli znajduje się w obszarze produkcyjnym, określ centrum pracy, w którym się znajduje.
6. Przydziel odpowiedzialność . Należy podać imię i nazwisko lub przynajmniej stanowisko osoby odpowiedzialnej za składnik aktywów.
7. Zapisz datę nabycia . Podać miesiąc i rok, w którym składnik aktywów był gotowy do zamierzonego użytku oraz czy faktycznie był używany na ten dzień.
8. Wpisz koszt . Wprowadź całkowity początkowy skapitalizowany koszt środka trwałego. Powinna być zgodna z kwotą zarejestrowaną w księdze głównej lub arkuszu środków trwałych dla środka trwałego. Nie używaj kwoty podanej na fakturze dostawcy, ponieważ mogły zostać dodane inne koszty. W tym kroku przyjęto założenie, że oprogramowanie środków trwałych nie ma bezpośredniego połączenia z nim z księgi głównej lub arkusza środków trwałych.
9. Przypisz do klasy aktywów . Przypisz zasób do klasy aktywów, porównując jego charakterystykę ze standardowymi klasami aktywów używanymi przez firmę. W razie wątpliwości przejrzyj powiązane aktywa, aby określić klasy, do których zostały przypisane. Jest to ważny krok, ponieważ okresy użytkowania i metody amortyzacji są często przypisywane automatycznie na podstawie klasy aktywów.
10. Wprowadź okres użytkowania . Jeżeli system nie przypisuje automatycznie okresu użytkowania na podstawie klasy aktywów, należy podać okres użytkowania.
11. Zatwierdź rekord . Poproś administratora o przejrzenie i zatwierdzenie pliku. Popraw wszelkie problemy odnotowane przez recenzenta.
12. Zapisz rekord . Jeśli informacje są rejestrowane w systemie całkowicie ręcznym, przechowuj je według klas środków, a następnie według numeru rekordu w plikach ewidencji środków trwałych.

Procedura amortyzacji

Powinna istnieć szczegółowa procedura amortyzacji, która dokładnie określa, jak kategoryzować każdy środek trwały i jak go amortyzować na podstawie klasy środka, do którego jest przypisany. Podstawowa procedura to:

1. Przypisz klasę aktywów . Dopasuj środek trwały do ​​standardowych opisów klas aktywów firmy. Jeśli nie masz pewności, jakiej klasy użyć, sprawdź zasoby już przypisane do różnych klas lub skonsultuj się z kontrolerem.
2. Przypisz współczynniki amortyzacji . Przypisz do środka trwałego okres użytkowania i metodę amortyzacji znormalizowaną dla klasy środka trwałego, której jest częścią. Jest to automatycznie przypisywane w niektórych systemach komputerowych, w których przypisanie klasy aktywów automatycznie przypisuje okres użytkowania i metodę amortyzacji do środka trwałego.
3. Określ wartość odzysku . Należy skonsultować się z personelem działu zakupów lub inżynierów przemysłowych, aby ustalić, czy oczekuje się, że składnik aktywów będzie miał wartość odzysku na koniec okresu użytkowania. Jeśli ta wartość odzysku przekracza politykę firmy dotyczącą minimalnych wartości odzysku, zanotuj to w obliczeniach amortyzacji.
4. Utwórz kalkulację amortyzacji . Utwórz kalkulację amortyzacji w oparciu o okres użytkowania i amortyzację wymagane dla klasy aktywów, wykorzystując koszt środka trwałego pomniejszony o wartość odzysku. Odbywa się to automatycznie w przypadku środków wprowadzonych do pakietu oprogramowania środków trwałych, ale w innym przypadku należy je wygenerować ręcznie.
5. Wydrukuj raport amortyzacji . Wydrukuj raport amortyzacji posortowany według klas aktywów.
6. Utwórz wpis do dziennika . Utwórz miesięczny zapis księgowy amortyzacji, korzystając ze standardowego szablonu amortyzacji. Standardowy zapis polega na zarejestrowaniu obciążenia z tytułu amortyzacji (łącznie lub według działu) oraz odnotowaniu uznania na koncie skumulowanej amortyzacji dla każdej klasy aktywów. Te informacje pochodzą z sum w raporcie amortyzacji.
7. Wprowadź transakcję . Zapisz zapis księgowy w oprogramowaniu księgowym.
8. Kopie zapasowe plików . Dołącz raport amortyzacji do formularza zapisów księgowych i umieść go w segregatorze zapisów księgowych.

Procedura przenoszenia między oddziałami

Jeżeli środki trwałe są rutynowo przenoszone między działami, powinna istnieć procedura, która zapewni aktualizację powiązanych zapisów. Kroki procedury to:

1. Wypełnij formularz określający, który zasób jest przenoszony z działu. Powinien zawierać unikalny numer identyfikacyjny zasobu i ogólny opis zasobu. Kierownik tego działu podpisuje formularz, aby potwierdzić, że składnik aktywów ma zostać przeniesiony w inne miejsce.
2. Kierownik działu odbierającego składnik również podpisuje formularz, potwierdzając odbiór.
3. Prześlij formularz do księgowego środka trwałego, który uzyskuje dostęp do rekordu środka trwałego w systemie księgowym i przypisuje środek do działu odbioru. Księgowy przenosi również odpowiednią amortyzację do działu przyjmującego.
4. Wyślij kopie formularza do obu kierowników działów w celu ich archiwizacji.