Zniżki przy zakupie
Dostawcy oferują swoim klientom zniżki przy zakupie w zamian za wcześniejsze opłacenie rachunków. Ważne jest, aby śledzić pobrane rabaty zakupowe, ponieważ bezpośrednio zwiększają one zyski, zmniejszając kwoty płacone dostawcom. Aby śledzić, czy rabaty przy zakupie są rzeczywiście wykorzystywane, księgowi muszą:
- Przejrzyj faktury dostawców, aby sprawdzić, czy oferują oni zniżki za wcześniejszą płatność.
- Sprawdź, czy zaakceptowanie oferowanych warunków rabatu jest opłacalne.
- Opłać fakturę wcześniej, w zamian za oferowane warunki rabatu.
Kluczową kwestią do zmierzenia jest to, czy te warunki, które uważa się za ekonomiczne do zaakceptowania, zostały faktycznie przyjęte. Jeśli oferowane warunki nie były ekonomiczne, nie ma potrzeby ich śledzenia.
Aby obliczyć procent zastosowanych rabatów przy zakupie, należy podzielić całkowitą kwotę rabatów przy zakupie przez całkowitą kwotę dostępnych rabatów, które uważa się za ekonomiczne. Formuła to:
Całkowite przyjęte rabaty przy zakupie ÷ Całkowite dostępne rabaty ekonomiczne
Należy zauważyć, że ta miara nie obejmuje liczby transakcji z rabatem zakupu, ale raczej kwotę transakcji z rabatem zakupu w dolarach. Różnica polega na tym, że śledzenie liczby wykonanych transakcji rabatowych może ujawnić (na przykład) wysoki 90-procentowy wskaźnik sukcesu, ale jedyny rabat, o którym zapomniał dział księgowości, dotyczył ogromnej kwoty. W związku z tym, mierząc na podstawie kwoty przyjętych rabatów zakupowych w dolarach, ta sama sytuacja mogłaby (na przykład) wykazać 10% wskaźnik sukcesu. Aby być bardziej precyzyjnym, formuła jest następująca:
Całkowita kwota rabatów za zakup w dolarach ÷ Całkowita kwota dostępnych rabatów ekonomicznych w dolarach
Informacje wymagane dla licznika można pobrać z zapisów księgowych. Jednak zebranie informacji w mianowniku może być znacznie trudniejsze. Możliwym źródłem jest główny plik dostawcy.
Jeśli odsetek przyjętych rabatów przy zakupie jest zbyt niski, może być konieczna restrukturyzacja procesu zobowiązań, aby zapewnić szybsze załatwianie transakcji związanych z wcześniejszymi płatnościami. Powszechną rekonfiguracją systemu jest rejestrowanie wszystkich wpływających faktur bezpośrednio do systemu księgowego, przed wysłaniem ich do akceptacji. Inną opcją jest scentralizowanie rozliczeń dla firmy z wieloma lokalizacjami i zlecenie dostawcom wysyłania faktur bezpośrednio do centralnej lokalizacji w celu szybszego przetwarzania.
