Projekt systemu księgowego

Projektowanie systemów księgowych

System księgowy to w istocie baza danych zawierająca informacje o transakcjach biznesowych. Baza danych jest wykorzystywana głównie jako źródło informacji, dlatego system księgowy musi być zaprojektowany w sposób opłacalny pod względem dostarczania niezbędnych informacji. Kluczowe czynniki w projektowaniu systemu księgowego są następujące:

  • Pojedyncze lub podwójne wejście . Bardzo mała firma działa po prostu poprzez zapisywanie wpływów gotówkowych i płatności w swojej książeczce czekowej. Jest to znane jako system pojedynczego wpisu i jest odpowiednie tylko wtedy, gdy właściciel firmy nie jest zainteresowany poznaniem kwoty aktywów i zobowiązań posiadanych przez firmę. System pojedynczego wejścia jest niezwykle uproszczony, ale może być wystarczający. System podwójnego zapisu ma na celu rejestrowanie nie tylko sprzedaży i kosztów, ale także aktywów, pasywów i kapitału własnego, dzięki czemu dostarcza znacznie więcej informacji. System podwójnego wpisu wymaga większych umiejętności w rejestrowaniu transakcji i jest używany przez wszystkie większe organizacje.

  • Podstawa kasowa lub memoriałowa . Zasada kasowa księgowania rejestruje transakcje tylko jako otrzymane lub wydane środki pieniężne, natomiast zasada memoriałowa rejestruje transakcje w momencie, gdy powinny one zostać ujęte, niezależnie od zmian stanu środków pieniężnych. Aby zachować zgodność ze standardami rachunkowości, takimi jak ogólnie przyjęte zasady rachunkowości lub międzynarodowe standardy sprawozdawczości finansowej, niezbędna jest zasada memoriałowa. Jeśli spodziewasz się w przyszłości potrzebować zbadanych sprawozdań finansowych, użyj zasady memoriału.

  • Struktura kodu konta . Struktura kodu konta to numeryczne lub alfanumeryczne oznaczenie nadawane każdemu rachunkowi, na którym przechowywane są informacje. Przydługi kod konta, na przykład składający się z siedmiu lub więcej cyfr, pozwala na prowadzenie wielu szczegółowych zapisów. Jednak wymaga to również więcej pracy w utrzymaniu i istnieje większe ryzyko, że informacje zostaną nieprawidłowo zakodowane na niewłaściwych kontach. Dlatego ogólnie najlepiej jest ograniczyć złożoność (tj. Długość) struktury kodu konta do minimum. Mniejsze organizacje mogą stwierdzić, że do rejestrowania informacji wystarczy zaledwie trzycyfrowa struktura kodu konta, podczas gdy większe jednostki z wieloma działami mogą wymagać znacznie bardziej złożonych struktur kodów.

  • Używane konta . Musisz zdecydować, które konta utworzyć. Jako minimum (w przypadku systemu podwójnego zapisu memoriałowego) będziesz potrzebować rachunków gotówkowych, należności, zapasów, środków trwałych, zobowiązań, rozliczeń międzyokresowych biernych, kapitału własnego, przychodów, kosztów sprzedanych towarów i kosztów administracyjnych. Jednak nawet mniejsza firma potrzebuje kilkukrotnie większej liczby kont, aby odpowiednio śledzić swoją działalność. W szczególności konieczne będzie prawdopodobnie prowadzenie szeregu różnych rachunków wydatków w celu dokładniejszego zbadania wydatków.

  • Przedstawicielstwo wydziałowe . Większe firmy mogą przyjąć standardowy zestaw kont i powielić je dla każdej ze swoich spółek zależnych. Może to być również konieczne w przypadku poszczególnych linii produktów lub obiektów. Ten poziom szczegółowości jest szczególnie powszechny, gdy firma prowadzi system kalkulacji kosztów oparty na działaniach.

  • Raporty . Informacje przechowywane w systemie księgowym muszą być zagregowane w system raportów, które służą do prezentacji wyników finansowych i sytuacji przedsiębiorstwa lub do dostarczania bardziej szczegółowych raportów z wyników finansowych. Wiele z tych raportów jest dostarczanych z pakietami oprogramowania księgowego, chociaż firma może mieć specjalne potrzeby, które wymagają niestandardowych raportów.

  • Procedury . System księgowy nie działa, dopóki nie zostanie wprowadzony zestaw procedur, które pokażą użytkownikom, jak ma być obsługiwany. Częste z tych procedur są zwykle szczegółowo dokumentowane i przekazywane pracownikom podczas formalnych sesji szkoleniowych.

  • Sterowanie . Aby zapewnić, że system księgowy działa w zamierzony sposób, potrzeba szeregu kontroli rachunkowych. Kontrole te będą specyficzne dla firmy i mogą wymagać udziału audytorów firmy lub zewnętrznego konsultanta, aby upewnić się, że zestaw zainstalowanych kontroli jest odpowiedni dla działalności firmy.

Wiele z wymienionych problemów jest tak fundamentalnych, że musisz je rozwiązać od samego początku lub być narażonym na konieczność przebudowy całego systemu księgowego w późniejszym czasie, aby uwzględnić wszelkie potrzebne zmiany. W szczególności najlepiej jest od razu przyjąć system podwójnego księgowania i rachunkowość memoriałową.

Podobne Artykuły