Ogólne zamówienie zakupu

Ogólne zamówienie zakupu jest umową zawartą między kupującym a dostawcą, zgodnie z którą dostawca ma dostarczać kupującemu towary lub usługi po z góry ustalonej cenie przez określony czas. Ogólne zamówienia zakupu są używane przez kupujących do konsolidacji kilku mniejszych zamówień w jeden duży zakup, który ma następujące zalety:

• Dokumentacja . Przygotowanie pojedynczego zamówienia zbiorczego i kolejnych wydań w ramach tego zamówienia wymaga znacznie mniej pracy niż przygotowanie wielu oddzielnych zamówień.

• Cena . Ogólne zamówienie zakupu dla dużej liczby jednostek może skutkować rabatem ilościowym od dostawcy.

• Centralizacja dostawców . Kupujący może scentralizować swoje zakupy przy stosunkowo niewielkiej liczbie dostawców, co skraca czas, jaki w innym przypadku byłby potrzebny do negocjowania cen i innych warunków z większą liczbą dostawców.

Ogólne zamówienie na zakup działa najlepiej w przypadku powtarzających się zakupów od tego samego dostawcy przez dłuższy okres czasu. Nie jest przydatna, gdy cena, potrzebna ilość lub jakość produktu są zmienne.

Korzystając z zamówienia zbiorczego, podmiot kupujący powinien monitorować zamówioną ilość w okresie obowiązywania umowy, aby upewnić się, że obiecana kwota zakupu jest faktycznie zamówiona, oraz wiedzieć, kiedy została zamówiona całkowita kwota zobowiązania, tak aby nowa umowa można negocjować.